Opatření tajemníka č. 3/2016 ****************************************************************************************** * ****************************************************************************************** Název: Poskytování cestovních náhrad při pracovních cestách zaměstnanců FHS K provedení: zákon č. 262/2006 Sb. (zákoník práce, část sedmá) Účinnost: 17. května 2016 ****************************************************************************************** * Poskytování cestovních náhrad při pracovních cestách zaměstnanců FHS UK ****************************************************************************************** Toto opatření upravuje podmínky organizace pracovních cest a poskytování cestovních náhrad souladu se zákonem č. 262/2006 Sb. (zákoník práce, část sedmá) v platném znění. I. Vymezení pojmů a podmínky poskytování cestovních náhrad 1. Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu p pravidelné pracoviště sjednané v pracovní smlouvě. 2. Zahraniční pracovní cestou se rozumí pracovní cesta konaná mimo území ČR. Dobou rozhodn nároku zaměstnance na náhradu cestovních výdajů v cizí měně je doba přechodu státní hranic odletu z ČR a příletu do ČR při letecké dopravě), kterou zaměstnanec oznámí zaměstnavateli pracovní cesty. 3. Při vyslání zaměstnance na pracovní cestu určí zaměstnavatel podmínky, které mohou ovli a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo výkonu, způ ubytování. Není-li dohodnuto jinak, místem nástupu a ukončení pracovní cesty se na FHS UK místo odjezdu/příjezdu prostředku dálkové přepravy (letiště, nádraží). 4. Případné přerušení pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance před výkonem / po výko dohodnout před nástupem na pracovní cestu. 5. Zaměstnavatel je za stanovených podmínek povinen poskytnout zaměstnanci náhradu výdajů, vzniknou v souvislosti s výkonem práce. Za cestovní výdaje, které vzniknou zaměstnanci při je zaměstnavatel za stanovených podmínek povinen zaměstnanci poskytnout cestovní náhrady a nemůže těchto náhrad zříci. 6. Cestovní náhrady lze poskytnout pouze na základě pracovní smlouvy nebo na základě přede dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (DPP, DPČ), kde je sjednáno poskytování cesto pravidelné pracoviště. 7. Výjezd, který není řádně schválen, nelze považovat za pracovní cestu. II. Druhy náhrad 1. Zaměstnanci přísluší náhrada: · prokázaných jízdních výdajů za použití určeného hromadného dopravního prostředku; podmín soukromého vozidla zaměstnance k pracovní cestě upravuje bod č. 2.4; a použití taxislužby 2.3; · prokázaných výdajů za ubytování; · prokázaných nutných vedlejších výdajů (nutné výdaje, které vznikly v přímé souvislosti s a její náplní a jsou řádně doloženy); · stravného. 2. Jízdní výdaje 2.1 Použije-li zaměstnanec na základě předem dohodnutého souhlasu se zaměstnavatelem jiný dopravní prostředek, přísluší mu náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdnéh dopravní prostředek. 2.2 Při předem dohodnutém přerušení pracovní cesty přísluší zaměstnanci náhrada jízdních v výši, nejvýše však do výše, která by zaměstnanci náležela v případě, že by k přerušení ces 2.3 Použití taxislužby v Praze: k dopravě na místo nástupu / z místa ukončení pracovní ces využívá prostředků městské hromadné dopravy. Použití taxislužby v Praze se považuje za odů pokud letadlo (nebo jiný dopravní prostředek) odlétá/přilétá (odjíždí/přijíždí) v době, kd možné se na místo nástupu / z místa ukončení dopravit hromadnou dopravou jen s obtížemi (n hodinách). V takovém případě se místem nástupu/ukončení pracovní cesty rozumí bydliště zam za cestu taxislužbou se považují za oprávněné. 2.4 Využití soukromého vozidla zaměstnance k pracovní cestě Soukromé vozidlo lze využít k pracovní cestě pouze ve výjimečných případech a po dohodě s UK. Zaměstnanec je povinen: a) mít k příslušnému vozidlu sjednáno havarijní pojištění; b) doložit pracovníkovi pověřenému agendou pracovních cest kopii velkého technického průka platnou referenční zkoušku (školení pro řidiče). Silniční daň je hrazena z finančního zdroje příslušné pracovní cesty. Náhrada jízdních výdajů v případě, že je určeným dopravním prostředkem soukromé vozidlo za · Zaměstnanci přísluší za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebova hmotu. Spotřeba pohonných hmot se stanoví z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkaz vozidla. Sazby náhrad se stanoví vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí ČR platnou kalendářním roce. · Administrativní postup při vyúčtování jízdních výdajů při použití soukromého vozidla je Metodickém pokynu tajemníka k administrativnímu postupu při pracovních cestách zaměstnanců metodický pokyn). 3. Stravné 3.1 Zaměstnanci přísluší stravné za každý kalendářní den pracovní cesty. Tuzemské stravné Konkrétní výše tuzemského stravného je pro zaměstnance FHS UK upravena v souladu s vyhlášk práce a sociálních věcí ČR platnou pro daný kalendářní rok. Jednotlivé sazby jsou uvedeny webových stránkách v sekci Formuláře > Agenda pracovních cest.   Zahraniční stravné Základní sazby zahraničního stravného pro jednotlivé státy stanovuje vyhláška Ministerstva platná pro příslušný kalendářní rok. Výše zahraničního stravného je stanovena ze základní ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času. Zaměstnanci přísluší zahranič každý kalendářní den pracovní cesty v plné nebo poměrné výši základní sazby podle počtu ho daný kalendářní den v zahraničí. zahraniční stravné ve výši 1/3 zátrvá-li pracovní cesta v zahraničminimálně 1, nejdéle vša 5 hodin, pokud zaměstnan po ČR právo na tuzemské zahraniční stravné ve výši 2/3 zátrvá-li pracovní cesta v zahraničdéle než 12, nejdéle vša zahraniční stravné ve výši základtrvá-li pracovní cesta v zahraničdéle než 18 hodin 3.2 Způsob krácení stravného Pokud je zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, ob a na něž zaměstnanec finančně nepřispívá (tzv. bezplatné jídlo), bude zaměstnanci za každé jídlo stravné sníženo. Pravidla krácení jsou specifikována v metodickém pokynu. Údaje o poskytnutém bezplatném stravování uvede zaměstnanec ve vyúčtování pracovní cesty. 4. Kapesné Kapesné není nárokovatelnou cestovní náhradou. Zaměstnanci může být na zahraniční pracovní kapesné v cizí měně, a to maximálně do výše 40 % poskytnutého zahraničního stravného dle c trvání pracovní cesty. Na FHS UK se kapesné zpravidla poskytuje zaměstnancům, kteří mají n kapesného finanční prostředky v rámci řešeného projektu GA ČR, GA UK, Erasmus+ apod. III. Povolení pracovní cesty 1. Uvolnění zaměstnance z pracoviště schvaluje v případě tuzemských i zahraničních pracovn příslušného pracoviště (případně pracovník oprávněný k povolení cesty): · jde-li o pracovní cesty vedoucích pracovišť, schvalují je příslušní proděkani pro studia · jde-li o pracovní cesty proděkanů, schvaluje je z pověření děkana FHS UK tajemník FHS UK Příslušný podpis si zajišťuje zaměstnanec samostatně v dostatečném předstihu před odjezdem 2. Podmínky pracovní cesty a čerpání finančních prostředků schvaluje: · v případě tuzemských pracovních cest tajemník / řešitel projektu / oddělení pro vědu a v · v případě zahraničních pracovních cest oddělení pro vědu a výzkum (případně i hlavní řeš proděkan pro zahraniční styky / proděkan pro rozvoj / tajemník (podle příslušného zdroje f Podpis zajišťuje pracovník pověřený agendou pracovních cest. IV. Evidence a lhůty pro vyřízení Pracovní cesty a podklady k jejich zúčtování / vyplacení cestovních náhrad eviduje pracovn agendou pracovních cest. 1.Tuzemské pracovní cesty se evidují na formuláři cestovní příkaz, který je zaměstnanec po nejpozději do 10 pracovních dnů po návratu z cesty. 2.Zahraniční pracovní cesty a) Vyslání zaměstnanců na zahraniční pracovní cestu se evidují na formuláři návrh na vyslá pracovní cestu, který je zaměstnanec povinen odevzdat nejpozději 10 pracovních dnů před vý plánovanou pracovní cestu. b) Zahraniční pracovní cesty je třeba vyúčtovat na formuláři vyúčtování zahraniční pracovn je zaměstnanec povinen předložit spolu s příslušnými doklady nejpozději do 10 pracovních d z cesty. Zaměstnanec je dále povinen doložit výsledky pracovní cesty na formuláři závěrečn zahraniční pracovní cesty. V. Storno pracovní cesty nebo oznámení změn před nástupem na cestu Případnou změnu schválených podmínek pracovní cesty nebo zrušení cesty před jejím počátkem povinen neprodleně oznámit pracovníkovi pověřenému agendou pracovních cest. VI. Sjednání cestovního pojištění při zahraničních pracovních cestách 1. Na zahraniční pracovní cestu nelze vyjet bez platného cestovního pojištění. Na výjezd n pracovní cestu bez platného cestovního pojištění lze pohlížet jako na vážné porušení praco 2. Cestovní pojištění sjednává pracovník pověřený agendou pracovních cest výhradně u smluv UK a to na základě schváleného návrhu na vyslání na zahraniční pracovní cestu. 3. Cestovní pojištění se hradí z finančního zdroje příslušné pracovní cesty. 4. Zaměstnanec může uplatnit při zahraniční pracovní cestě vlastní cestovní pojištění pouz že se jedná o celoroční pojištění. 5. V případě storna či změny dat pracovní cesty je třeba včas požádat pracovníka pověřenéh pracovních cest, aby již sjednané cestovní pojištění zrušil nebo změnil data. Případné výd pojištění se účtují zaměstnanci. VII. Záloha na pracovní cestu 1. Zaměstnanci se na pracovní cestu na jeho žádost poskytne záloha. (Informaci o tom, zda nepožaduje zálohu, je zaměstnanec povinen sdělit písemně v cestovním příkazu, resp. návrhu zahraniční pracovní cestu.) 2. Při zahraniční pracovní cestě žádá zaměstnanec o zálohu na formuláři žádost o výběr zál třeba odevzdat spolu s návrhem na vyslání na zahraniční pracovní cestu pracovníkovi pověře pracovních cest nejpozději 10 dní před plánovaným datem převzetí hotovosti. Konkrétní term zálohy si zaměstnanec domluví na ekonomickém oddělení. VIII. Vyúčtování cestovních výdajů a úhrada cestovních náhrad 1. Cestovní náhrady se zaměstnanci proplácejí na základě řádně vyplněného a schváleného ce resp. návrhu na vyslání na zahraniční pracovní cestu a vyúčtování zahraniční pracovní cest závěrečné zprávy ze zahraniční pracovní cesty. Podklady k vyúčtování pracovní cesty je zam předložit spolu s příslušnými doklady nejpozději do 10 pracovních dnů po návratu z cesty. 2. Zahraniční pracovní cesta: · Pokud zaměstnanec vycestoval se zálohou a ta byla vyšší, než činí nárok zaměstnance, vra záloze do pokladny FHS UK (pouze EUR a Kč) nebo vkladem na účet FHS UK. · Pokud zaměstnanec vycestoval bez zálohy nebo je poskytnutá záloha nižší, než činí nárok doplatí se cestovní náhrady v české měně bezhotovostně na účet zaměstnance. Pro přepočet měn se použije kurz vyhlášený ČNB ke dni nástupu na zahraniční pracovní cestu zaměstnanec vycestoval bez zálohy) nebo kurz vyhlášený ČNB ke dni převzetí zálohy zaměstna Tímto opatřením se zrušuje Opatření tajemníka FHS UK č. 2/2014 a s ním související metodic Zpracovala: Bc. Lenka Lukešová Toto opatření nabývá platnosti a účinnosti dnem podpisu. V Praze dne 17. května 2016                                                                                       Mgr. Karel Strnad tajemník FHS UK Příloha: Metodický pokyn tajemníka k administrativnímu postupu při pracovních cestách zamě Příloha k opatření tajemníka FHS UK č. 3/2016 Metodický pokyn tajemníka k administrativnímu postupu při pracovních cestách zaměstna Účel pracovní cesty Pracovní cestou se rozumí výjezd zaměstnance na konferenci, kongres, výukový, studijní neb (badatelský) pobyt, na pracovní setkání atp., které se ukonají v ČR (mimo Prahu) nebo v za je vyslán v rámci své pracovní náplně na FHS UK. Rozpočet pracovní cesty Při plánování pracovní cesty je třeba do rozpočtu zahrnout kromě jízdních výdajů, výdajů z nutných vedlejších výdajů také náhradu stravného a výdaj na cestovní pojištění zajištěné F některý z těchto výdajů zvoucí strana nebo jiná organizace, do rozpočtu se nezapočítávají. Jaké výdaje lze nebo nelze do rozpočtu zahrnout: - jízdné po Praze: nelze uznat jízdenky MHD ani taxi (taxi je možné proplatit pouze v příp nebo jiný dopravní prostředek odlétá/přilétá/odjíždí/přijíždí v čase, kdy by bylo možné se nádraží či z něj dopravit hromadnou dopravou jen s obtížemi, např. v nočních hodinách); - jízdní výdaje v zahraničí: není-li v místě pracovní cesty možné využít veřejné hromadné lze zaměstnanci uznat výdaje spojené s pronájmem motorového vozidla. Pokud zaměstnanec tak předpokládá, je povinen jej zahrnout do rozpočtu cesty; - vedlejší nutné výdaje: lze uznat výdaje, které přímo souvisejí s pracovní cestou a její účastnický poplatek, poplatek za kopírování, průkaz do knihovny, poplatek za internet, ada nikoliv např. vstupné do galerie). Nelze uznat: · volitelné položky v rámci účastnického poplatku (společenský oběd nebo večeře, výlety, v · nákup knih (Pokud si zaměstnanec v zahraničí zakoupí knihu, neuvádí tento výdaj ve vyúčt pracovní cesty, ale o proplacení zažádá přímo na ekonomickém oddělení FHS UK. Nákup je tře dokladem bez DPH, který prodejce vystaví na základě osvědčení o DIČ. Před nástupem na prac zaměstnanec možnost vyzvednout si kopii tohoto osvědčení u pracovníka pověřeného agendou p Osvědčení je k dispozici v oficiálních překladech do AJ a dalších cizích jazyků. Pokud zam knihy prokazuje dokladem s DPH, lze zaměstnanci uhradit výdaj pouze do výše ceny bez DPH. nákladem zaměstnance.). Cestovní pojištění Cestovní pojištění zajišťuje fakulta u smluvní pojišťovny. Na zahraniční pracovní cestu lz vlastní cestovní pojištění, avšak pouze je-li celoroční. Nevyužitím fakultního smluvního pojištění se zaměstnanec vzdává nároku na odškodnění v pří události jak ze strany zaměstnavatele, tak smluvní pojišťovny zaměstnavatele. U vlastního pojištění zaměstnance zaměstnavatel nehodnotí kvalitu pojistných podmínek. Sro vlastního a smluvního pojištění je plně v odpovědnosti zaměstnance. Má-li v případě nákupu letenky zaměstnanec možnost přiobjednat pojištění, volí si pouze po cesty. Nelze-li pojištění storna zvolit samostatně, ale pouze v kombinaci s cestovním poji zaměstnanec tuto skutečnost pracovníkovi pověřenému agendou pracovních cest. V tomto přípa cestovní pojištění nesjednává a zaměstnanci se poskytne náhrada za pojištění zakoupené k l Je-li dohodnuto přerušení pracovní cesty a zaměstnanec i na tyto dny využije fakultní poji cena pojištění za tyto dny v rámci vyúčtování cesty z celkové částky cestovních výdajů k p Cena a pojistné podmínky smluvního cestovního pojištění            typ pojištění cena denní komplexní cestovní pojištění Klasik 30 Kč / den (Evropa) 60 Kč / den (svět) roční komplexní cestovní pojištění Klasik (Evropa) 1 500 Kč roční komplexní cestovní pojištění Excelent (svět) 4 000 Kč             Rozsah pojištění a smluvní podmínky jsou k dispozici na fakultních webových stránkách v se Pracovní cesty > Zahraniční pracovní cesty. Pravidla krácení stravného při poskytnutí bezplatného jídla při tuzemských i zahraničních cestách: Stravné se v daném kalendářním dni snižuje za každé poskytnuté bezplatné jídlo o hodnotu: 70 % trvá-li pracovní cesta 5–12 hodin, resp. minimálně 1, nejdéle však 12 hod pokud zaměstnanci vznikne za cestu po ČR právo na 35 % trvá-li pracovní cesta déle než 12, nejdéle však 18 hodin 25 % trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin Nárok na stravné zaniká, pokud byla poskytnuta: 2 bezplatná jídla trvá-li pracovní cesta 5–12 hodin 3 bezplatná jídla trvá-li pracovní cesta 12–18 hodin Náhrada jízdních výdajů při použití soukromého vozidla k pracovní cestě - základní náhrada za použití motorového vozidla Zaměstnanci přísluší za každý 1 km jízdy základní náhrada. Sazbu základní náhrady vyhlašuj kalendářní rok Ministerstvo práce a sociálních věcí ČR. - náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu Náhrada vychází z údaje o spotřebě uvedeného v technickém průkazu vozidla pro kombinovaný norem EU. Náhrada se stanoví násobkem ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné h Cenu pohonné hmoty prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislos cestou. V případě doložení více dokladů se pro stanovení náhrady použije výpočet aritmetic Neprokáže-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty, vypočte se výše náhrady průměrnou cenou přísl hmoty, kterou vyhlašuje pro příslušný kalendářní rok MPSV ČR. Administrativní postup Tuzemské pracovní cesty 1. Zaměstnanec řádně vyplní formulář cestovní příkaz (dostupný na fakultních webových strá Formuláře > Agenda pracovních cest) a zajistí podpisy: - pracovní cestu povoluje vedoucí pracoviště (případně pracovník oprávněný k povolení cest - vyúčtování schvaluje vedoucí pracoviště (případně pracovník oprávněný k povolení cesty). 2. Po návratu z pracovní cesty je třeba doplnit formulář a připojit doklady související s (doklad za ubytování obsahuje údaj o objednateli FHS UK a jméno zaměstnance, který byl uby pracovních cest hrazených z rozpočtu fakulty je zároveň požadována zpráva o výsledcích pra 3. Zaměstnanec odevzdá řádně vyplněný a podepsaný formulář spolu s přiloženými doklady pra pověřenému agendou pracovních cest, a to nejpozději 10 pracovních dnů po ukončení pracovní Zahraniční pracovní cesty Jednotlivé formuláře jsou dostupné na fakultních webových stránkách v sekci > Formuláře > cest. Povinnosti před nástupem na zahraniční pracovní cestu: 1. Řádně vyplnit formulář návrh na vyslání na zahraniční pracovní cestu. - Pokud zaměstnanec plánuje v jednom období několik pracovních cest, které na sebe bezpros a nejsou financovány ze stejného zdroje, je třeba pro každou pracovní cestu vyplnit formul - Případné přerušení pracovní cesty je nutno dohodnout předem a příslušné dny je třeba uvé návrh na vyslání. Na tyto dny si zaměstnanec zažádá o dovolenou. Návrh na vyslání na zahraniční pracovní cestu je třeba odevzdat i v následujících případec - Zaměstnanec vyjíždí za FHS UK, ale cesta je hrazena zvoucí stranou nebo ze zdrojů mimo f zaměstnanec na fakultě neúčtuje. - Hradí-li cestu a výdaje s ní spojené jiný zaměstnavatel nebo jiná organizace, zaměstnane ni buď čerpá dovolenou, nebo svoji nepřítomnost na pracovišti zdůvodní odevzdáním návrhu n zahraniční pracovní cestu. 2. Zajistit podpis vedoucího pracoviště prokazující povolení cesty. Zaměstnanec vytiskne a podepíše formulář a předá jej ke schválení svému nadřízenému pracov modulů, kateder, příslušní proděkani pro studia), případně pracovníkovi oprávněnému k povo V případě čerpání prostředků z projektu, jehož hlavním řešitelem není daný zaměstnanec, je také podpis hlavního řešitele tohoto projektu. 3. Vytištěný a podepsaný formulář odevzdat pracovníkovi pověřenému agendou pracovních cest pracovních dnů před nástupem na pracovní cestu. Dále je třeba k formuláři přiložit: - Je-li účelem cesty aktivní účast na konferenci, výtah z programu (stránka se jménem zamě příspěvku) nebo e-mailové potvrzení organizátora konference o zařazení příspěvku do progra - Má-li být cesta financována z rozpočtu fakulty, stručné zdůvodnění pracovní cesty. - Použije-li zaměstnanec k cestě soukromé vozidlo, kopie velkého technického průkazu vozid zkoušky (školení pro řidiče). 5. S dostatečným předstihem požádat o výběr zálohy (pokud ji zaměstnanec požaduje). Vyplněný formulář žádost o výběr zálohy je třeba odevzdat spolu s návrhem na vyslání na za cestu pracovníkovi pověřenému agendou pracovních cest minimálně 10 pracovních dnů před plá zálohy a na ekonomickém oddělení se domluvit na datu jejího převzetí. Záloha se poskytuje předpokládaných cestovních náhrad. 6. Dále je možné požádat o bezhotovostní úhradu výdajů (jízdné, ubytování, účastnický popl kreditní kartou nebo fakturou. V těchto případech je pak postup následující: - platba fakultní kreditní kartou: Platbu zprostředkuje tajemník fakulty. Před provedením platby je třeba na e-mail karel.strnad(zavinac)fhs.cuni.cz [ MAIL "karel.strnad(zavinac)fhs.cuni.cz"] zaslat vyplněn žádosti o platbu kartou. Zároveň je třeba vyplnit a odevzdat formulář návrh na vyslání (a elektronicky). Samotnou platbu lze provést pouze za předpokladu, že internetový formulář u zadání údajů o kartě. Údaje o kartě nelze sdělovat třetí straně. - platba fakturou: Fakturu je třeba vystavit s fakturační adresou fakulty včetně IČ: 00216208 a DIČ: CZ002162 - platba do zahraničí převodem z účtu: Pro provedení platby je třeba vyplnit a na ekonomické odd. předat formulář zahraniční plat fakultních webových stránkách v sekci Formuláře). 7. Vyzvednout si informace k cestovnímu pojištění sjednanému fakultou. Pracovník pověřený agendou pracovních cest předá po dohodě se zaměstnancem kartičku cestov osobně, do schránky v Jinonicích nebo e-mailem. Povinnosti po návratu ze zahraniční pracovní cesty: Zaměstnanec FHS UK je povinen vyúčtovat každou pracovní cestu, a to nejpozději 10 pracovní ukončení pracovní cesty. V případě, že je cesta kompletně hrazena ze zdrojů mimo FHS UK, odevzdává zaměstnanec pouz zprávu. 1. Řádně vyplnit formulář vyúčtování zahraniční pracovní cesty. - Pro stanovení konkrétní výše stravného je nutné vyplnit data a časy překročení hranice Č a zpět (při letecké dopravě čas odletu z ČR a příletu do ČR), základní sazbu stravného pla stát, a uvést, zda bylo poskytnuto bezplatné stravování (celkový počet poskytnutých bezpla výše stravného se pak na základě údajů uvedených ve formuláři spočítá automaticky. - Pokud je stravné zaměstnanci plně poskytnuto zvoucí stranou nebo hrazeno jinou organizac stravného zaměstnanci nenáleží. - Pokud byl některý z výdajů zaměstnanci již uhrazen předem bezhotovostně fakultou (karta, třeba ve formuláři uvést, že proplacení nežádá. 2. Výdaje doložit doklady. - Stravné se nedokládá. - Jízdní výdaje: jízdenka/letenka včetně palubního lístku, a to i v případě, že byly výdaj fakultou; pokud bylo předem dohodnuto použití jiného než určeného dopravního prostředku (n vlaku), je třeba doložit údaj o ceně jízdného za určený dopravní prostředek (např. údaj o dopravcem na internetu); účtenky/jízdenky za místní jízdné. - Výdaje na ubytování – doklad o ubytování v příslušné měně, který má povahu účetního dokl zároveň obsahuje údaj o objednateli FHS UK a jméno zaměstnance, který byl ubytován. Při zt o ubytování nelze uznat čestné prohlášení anebo obdobný náhradní doklad. V takovém případě zaměstnanec vyžádat od ubytovacího zařízení stejnopis původního dokladu. - Nutné vedlejší výdaje, tj. další výdaje, které přímo souvisejí s pracovní cestou a její účastnický poplatek, poplatek za kopírování, průkaz do knihovny, poplatek za internet, ada 3. Řádně vyplnit formulář závěrečná zpráva ze zahraniční pracovní cesty. Zaměstnanec ve zprávě popíše výsledky pracovní cesty a v případě účasti na konferenci apod jednalo o aktivní nebo pasivní účast. Zprávu o výsledcích je zaměstnanec povinen předložit mu nevznikne nárok na náhradu výdajů spojených s touto pracovní cestou. 4. Vytištěné a podepsané formuláře vyúčtování a závěrečné zprávy odevzdat spolu s doklady pověřenému agendou pracovních cest, a to nejpozději 10 pracovních dnů po návratu ze zahran cesty. Vyúčtování a úhrada cestovních náhrad Pracovník pověřený agendou pracovních cest zkontroluje a zpracuje formulář vyúčtování zahr cesty a přiložené doklady a vše předá k zaúčtování / k proplacení cestovních náhrad ekonom - Pokud zaměstnanec vycestoval bez zálohy nebo je poskytnutá záloha nižší, než činí nárok cestovní náhrady se doplatí v české měně bezhotovostně na účet zaměstnance. Číslo účtu zam uvede na formuláři vyúčtování zahraniční pracovní cesty. - Pokud zaměstnanec vycestoval se zálohou, a ta byla vyšší, než činí nárok zaměstnance, je vrátil přeplatek na záloze do pokladny fakulty (pouze eura a Kč) nebo vkladem na fakultní Pozn.: Pokud zaměstnanec vycestoval se zálohou v cizí měně, může při zúčtování zálohy dojí kurzových rozdílů (záloha v cizí měně se standardně vybírá u Komerční banky, nicméně pro v cestovních náhrad je pak výběr přepočten dle kurzu ČNB). Výše kurzového rozdílu je úměrná částky. Kurzový rozdíl je nákladem cesty, ale nelze jej zaúčtovat jako cestovné. Vypracovala: Bc. Lenka Lukešová V Praze dne 2. května 2016                                                                                   Mgr. Karel Strnad tajemník FHS UK