Opatření děkana č. 4/2014 ****************************************************************************************** * ****************************************************************************************** Název: Obecně závazná pravidla pro nakládání s majetkem FHS UK K provedení: - Účinnost: 1. března 2014 [zrušeno opatřením děkana č. 13/2017 [ URL "FHS-1884.html "] s účinností od 1. ledna 2018] ****************************************************************************************** * Obecně závazná pravidla pro nakládání s majetkem FHS UK ****************************************************************************************** ČÁST 1 OBECNÁ USTANOVENÍ Čl. 1 Základní pojmy 1. Odpovědná osoba je každý, kdo odpovídá za přidělený majetek, zejména za jeho řádné užív to každý zaměstnanec fakulty či řešitel grantu. 2. Majetek jsou zejména předměty, zařízení, programy atd. s dobou spotřeby delší než jeden a ceny je majetek rozdělen do několika skupin. Vlastníkem majetku je vždy fakulta, resp. u i v případě, kdy je majetek pořízen prostřednictvím grantu – řešitelé grantu mají v tomto vyhrazen pro své užití tak, jak je popsáno v žádosti o grant po dobu trvání úkolu. Každý k své jednoznačné inventární číslo, pod kterým je sledován po celou dobu života. Dále je pro majetku sledováno zejména jeho umístění, kdo za něj odpovídá a jakou má cenu. Podle druhu rozdělen do několika skupin: a) Dlouhodobý hmotný majetek jsou zejména věci s pořizovací cenou nad 40 000 Kč. Pro jejic evidenci platí přísnější pravidla než pro ostatní kategorie. b) Drobný hmotný majetek jsou věci s cenou od 3000 do 40 000 Kč. c) V operativní evidenci se sleduje majetek s cenou pod 4000 Kč, případně majetek dražší, různých důvodů nedá evidovat v jiných kategoriích. Evidují se zde například mobilní telefo bonus. d) Pro nehmotný majetek existují obdobné kategorie, limity jsou posunuté na 6 000 až 60 00 3. Útvar je organizační součást fakulty řízená svým vedoucím – jednotlivé katedry, moduly hlediska majetku má útvar trvale přiděleny určité prostory a jejich vybavení. 4. Odborné útvary zajišťují pro ostatní útvary odborné služby pro určený majetek – servis, výběr, opravy, posouzení stavu, likvidaci apod. Odbornými útvary jsou: a) pro veškerou výpočetní techniku a další elektroniku Laboratoř výpočetní techniky FHS UK b) v ostatních případech sekretariát děkana/tajemníka. 5. Oddělení rozvoje se stará zejména o plánování, pořizování a sledování majetku včetně ev pořízeného majetku. 6. Škodní komise je komise jmenovaná vedením fakulty pro posuzování případných škod na maj 7. Inventura je činnost, kterou se porovnává skutečný stav majetku s jeho evidencí. Provád jednou ročně. K jejímu provedení vydává pokyn děkan. Děkan rovněž jmenuje inventarizační k Čl. 2 Odpovědnost 1. Každá odpovědná osoba zodpovídá za přenosná zařízení, která dostala pro své výhradní po za veškeré zařízení, která užívá doma či mimo obvyklé prostory školy – zejména notebooky, mobilní telefony, případně i projektory. 2. Vedoucí útvaru odpovídá za majetek, stabilně umístěný v prostorách útvaru – zejména náb monitory, tiskárny a scannery. Dále odpovídá za přenosný majetek či majetek umístěný mimo školy, který je k dispozici více pracovníkům útvaru, určený k výhradnímu užití útvaru. 3. Odpovědnost je určena zařazením majetku do místností. Za majetek přidělený stabilně do přidělených útvaru odpovídá vedoucí útvaru (viz čl. 2 bod 2.). Pro majetek k výhradnímu už bodu 1 jsou určeny zvláštní virtuální místnosti. Seznam zvláštních místností a odpovědnost zařazené je uveden v příloze č. 1 opatření. 4. Ve zvláštních případech (např. nemovitosti, kooperace mezi útvary) může stanovit vedení odpovědnost jinak. Čl. 3 Součinnost útvarů 1. Všechny útvary a odpovědné osoby používají přidělený majetek a starají se o něj v soula rozsahem, pro který mají majetek přidělen. Poškozený, nefunkční, ztracený, nepoužívaný či majetek bez zbytečného odkladu řeší s příslušným odborným útvarem. Útvar (odpovědná osoba) především zajistit majetek přiměřeně před zcizením a poškozením a udržovat jej. Pro nehmot (zejména software) je důležité jej neposkytovat, nešířit a nepoužívat nad rámec daný licen v akademické oblasti jsou produkty často poskytovány s výraznou slevou za cenu omezení nap nekomerční použití nebo jen pro výuku. 2. Odborné útvary zajišťují využití majetku po odborné stránce, zejména jeho uvedení do pr opravy a likvidaci. Odborné útvary též konzultují s ostatními útvary jejich požadavky na n Jejich působnost určuje vedení fakulty. 3. Inventarizační komise kontroluje shodu skutečného stavu majetku s jeho evidencí. 4. Škodní komise řeší případy, kdy dojde ke škodě na majetku – zejména zcizením, poškození opotřebením – a navrhuje vedení další postup. ČÁST 2 ZÁVAZNÉ POSTUPY Čl. 1 Pořízení majetku 1. Nový majetek pořizují dle požadavků útvarů a řešitelů odborné útvary v součinnosti s od Postup objednávky v závislosti na financování a součinnost řešitele grantu a fakulty uprav předpis. Při výběru konkrétního typu techniky a dodavatele je třeba vzít v úvahu zejména n a) Cena zařízení dle závazných pravidel nesmí být vyšší, než je cena obvyklá. Toto je nutn nákupů doložit porovnáním s cenami jiných dodavatelů. b) Záruka nesmí být bez vážného důvodu kratší či v menším rozsahu než je stanovena občansk navazujícími předpisy (dvouletá záruka). Řada firem využívá obchodní zákoník a poskytuje o kratší, např. HP. Čl. 2 Zvláštní případy pořízení 1. Účtárna může pozastavit proplacení dokladu o pořízení do jeho fyzického převzetí odborn zvláštních případech, avšak vždy po předchozí dohodě může být majetek převzat do užívání j 2. Výměna vadného majetku za nový v rámci záruky může být chápána jako vyřazení vadného ma nového. V tom případě se uplatní postupy pro pořízení a opravu přiměřeně situaci. Čl. 3 Zařazení majetku do užívání 1. Majetkem se věc stává až po fyzickém převzetí odborným útvarem. Postup při zařazení: a) Převzetí zařízení, kontrola poškození při přepravě a úplnosti proti potvrzení od dodava ten, kdo přebírá. b) Odborný útvar zkontroluje funkčnost, kompletnost dokumentace a podkladů pro záruku a ov objednávce. c) Odborný útvar připraví techniku pro užívání. d) Účtárna spolu s odborným útvarem stanoví cenu majetku a přidělí inventární čísla. Majet etiketami s inventárními čísly. e) Odpovědná osoba či osoba pověřená vedoucím útvaru převezme majetek do užívání od odborn Čl. 4 Převod 1. Majetek lze převádět pouze mezi útvary a zaměstnanci fakulty. Převod majetku má trvalý Zásadní význam pro převod má písemné prohlášení přebírajícího. Odborný útvar se převodu ne Postup při převodu: a) Předávající připraví majetek k předání včetně protokolu o předání. Protokol musí vždy o I. popis převáděných věcí a jejich stav, II. datum kdy k převodu došlo, III. kdo a komu předal, IV. odkud a kam se majetek přemístil, V. inventární čísla převáděných věcí, jsou – li známá, VI. jméno a podpis přebírající osoby. b) Přebírající převezme od předávajícího věci a podepíše protokol, který ponechá předávají může protokol doplnit poznámkami, pokud seznam či popis neodpovídá skutečnosti. 4. Předávající předá potvrzený protokol účtárně nejdéle do týdne od převodu. 5. Účtárna převede majetek na předávajícího a do místností dle protokolu. Čl. 5 Zvláštní případy při převodech 1. Zapůjčení na dobu kratší než jeden měsíc se řeší obdobně jako převod s tím rozdílem, že převodu se nepředá účtárně – předávající si jej ponechá a po vrácení majetku se zničí. 2. Převod majetku jinak než mezi útvary a zaměstnanci fakulty je možný pouze s předchozím souhlasem tajemníka fakulty a postupem jím určeným. Čl. 6 Postup pro poškozený, nefunkční nebo nepotřebný majetek 1. Odpovědná osoba nebo útvar bez zbytečných odkladů oznámí vadné, nepotřebné či nefunkční odbornému útvaru. 2. Odpovědná osoba majetek předá odbornému útvaru. 3. Odborný útvar posoudí požadavek a stav majetku. Závady řeší přednostně výměnou za podob rezerv – v tom případě se provede převod majetku (viz čl. 6 bod 2.) nebo zapůjčí po nutnou techniku. Dále odborný útvar provede opravu či vyřazení majetku. Čl. 7 Oprava 1. Odborný útvar posoudí, zda jde o záruční či mimozáruční opravu, zjistí potřebnou cenu a oprava efektivní. Pokud ne, navrhne jiné řešení. 2. Odborný útvar zajistí financování, výběr firmy a vlastní opravu. 3. Odborný útvar otestuje, zda je věc opravená a předá doklady o opravě účtárně. 4. Odborný útvar informuje odpovědnou osobu a předá jí opravenou věc. Čl. 8 Likvidace - Vyřazení 1. Odborný útvar posoudí stav a navrhne způsob likvidace (odprodej, rozebrat na náhradní d apod.) a připraví potřebné podklady. Podklady pro likvidaci schvaluje: a) tajemník fakulty u veškerého dlouhodobého majetku, jakéhokoli majetku s obvyklou pořizo 000 a dále u majetku, od jehož pořízení uběhlo méně než dva roky, a to jednotlivě o každé b) tajemník fakulty nebo jím pověřený pracovník u drobného majetku a operativní evidence s položek k likvidaci. 2. Odborný útvar majetek fyzicky zlikviduje či odprodá dle schváleného postupu. Protokol o posléze spolu se souhlasem k vyřazení předá účtárně. 3. Účtárna označí majetek v evidenci za vyřazený. Čl. 9 Škodní událost 1. Škoda je řešena prostřednictvím škodní komise. Škodou se rozumí zejména následující pří a) zničení, poškození, ztráta, nadměrné opotřebení nebo odcizení majetku; b) závada do dvou let od pořízení, kterou nelze řešit zárukou; c) porušení licenčních podmínek softwaru, zejména jeho poskytnutí dalším osobám; d) schodek na svěřených hodnotách, které je zaměstnanec povinen vyúčtovat; e) úhrada majetkových sankcí (např. penále za nedodržení smluvních vztahů); f) úhrada pokut uložených zejména ve správním řízení (viz příloha č. 1 opatření). 2. Případy, kdy dojde ke škodě, je odpovědná osoba povinna neprodleně nahlásit příslušnému útvaru. 3. Odborné útvary mají povinnost neprodleně informovat předsedu škodní komise. 4. Škodní komise posoudí škodu, její výši a míru zavinění zúčastněných osob. O zasedání šk musí být vyhotoven zápis. Škodní komise posléze předá návrhy řešení škodních událostí děka rozhodnutí. Dále se postupuje dle přijatých postupů opravy, likvidace atd. Čl. 10 Inventura 1. Pro inventuru je každý rok vydán pokyn děkana. Obecně platí pro majetek následující pra a) Inventura probíhá v čase určeném podle harmonogramu. Datum fyzické inventury nelze změn b) Odpovědná osoba je oprávněna se inventury účastnit, nicméně inventura proběhne i bez ní může účastí na inventuře pověřit svého zástupce. c) Odpovědná osoba je povinna těsně před inventurou podepsat prohlášení, že předala účtárn podklady, týkající se pohybů majetku. d) Při inventuře se posuzuje souhlas mezi evidencí majetku a skutečným stavem. e) Majetek zařazený do místností se při inventuře prokazuje fyzicky tím, že je na určeném označen štítkem s odpovídajícím inventárním číslem. f) Majetek, určený k výhradnímu užití se prokazuje čestným prohlášením odpovědné osoby, že má k dispozici. Inventurní komise i zde má právo požadovat namátkově fyzickou kontrolu věc namátkovou kontrolu předá odpovědné osobě v dostatečném předstihu. g) Je doporučeno, aby odpovědná osoba v měsíčním předstihu před inventurou zkontrolovala s dala jej do pořádku. Během vlastní inventury se přesuny neprovádí. Odpovědná osoba si může vyžádat kdykoli během roku. 2. Rozdíly, které nebudou vyřešeny dohledáním majetku, se dále řeší jako škoda v rámci jed komise. ČÁST 2 ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ 1. Tímto opatřením se zrušují všechna předchozí opatření tajemníka týkající se obecně záva pro nakládání s majetkem FHS UK. 2. Opatření vstupuje v účinnost dne 1. března 2014.         Vypracovala: Bc. Sára Říhová Za správnost: Ing. Jan Vaněk V Praze dne 14. února 2014 doc. PhDr. Ladislav Benyovszky, CSc. děkan FHS UK PŘÍLOHA Č. 1 OPATŘENÍ DĚKANA Č. 4/2014 Zvláštní místnosti Místnost Odpovídá Poznámka 100 Věci k výhradnímu použití -  za věci v této virtuální místViz odpovědnost uvedená v soupisu majetku. bod 1 f Sklad LVT VeleslaTechnika mimo běžné použití – volná, poškozená apod. odpovídá LVT Sklad LVT JinonicTechnika mimo běžné použití – volná, poškozená apod. odpovídá LVT 999 Majetek k dohledání a vyřešení. V Praze dne 14. února 2014 doc. PhDr. Ladislav Benyovszky, CSc. děkan FHS UK