Opatření děkana FHS UK č. 10/2022 ****************************************************************************************** * ****************************************************************************************** Název: Provoz hlavní spisovny na Fakultě humanitních studií Univerzity Karlo K provedení: čl. 4 odst. 1 Opatření děkana Fakulty humanitních studií Univerzity K Účinnost: 1. července 2022 *========================================================================================= * Provoz hlavní spisovny na Fakultě humanitních studií Univerzity Karlovy *========================================================================================= ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 1: Úvodní ustanovení ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.Toto opatření je vydáno v souladu s čl. 4 odst. 1 Opatření děkana Fakulty humanitních st Karlovy č. 15/2019 Výkon spisové služby na Fakultě humanitních studií Univerzity Karlovy Spisového řádu Univerzity Karlovy (dále jen „Spisový řád UK“ a „univerzita“), zákona č. archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů, a jeho prováděcí vyhlášky č o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů. 2.Toto opatření upravuje provoz Hlavní spisovny Fakulty humanitních studií Univerzity Karl jen „hlavní spisovna“ a „fakulta“). Hlavní spisovna fakulty je místo určené k uložení, v předkládání dokumentů a spisů fakulty pro potřebu původce a k provádění skartačního říze ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 2: Provozní opatření hlavní spisovny fakulty ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.Hlavní spisovna fakulty využívá pro uložení analogových dokumentů a spisů prostory v pří adrese Pátkova 2137/5, 182 00 Praha 8. Tyto prostory nesplňují podmínky uvedené v § 68 o 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě. Pro uložení digitálních dokumentů a spisů digitální hlavní spisovnu fakulty, která je součástí modulu Spisová a skartační kniha v systému spisové služby Univerzity Karlovy (dále jen „ESSS UK“). 2.Evidence dokumentů a spisů uložených v hlavní spisovně fakulty a v digitální hlavní spis vedena v ESSS UK. 3.Do hlavní spisovny fakulty ukládají dokumenty a spisy následující spisové uzly fakulty: a.Děkanát fakulty (administrativní pracoviště): - akreditace - disciplinární komise - ediční oddělení - ekonomické oddělení - habilitační a jmenovací řízení - knihovna - oddělení doktorských studií - oddělení informačních technologií - oddělení pro rozvoj - oddělení pro vědu a výzkum - oddělení vnějších vztahů - personální a mzdové oddělení - sekretariát děkana - sekretariát programu SHV - spisová služba (podatelna, spisovna) - studijní oddělení - tajemník fakulty - technickoprovozní oddělení - zahraniční oddělení b.Vědecko-pedagogická pracoviště: - pracoviště oboru Antropologická studia - pracoviště oboru Dějiny moderní evropské kultury - pracoviště oboru Elektronická kultura a sémiotika - pracoviště oboru Filosofie v kontextu humanitních věd - pracoviště oboru Genderová studia - pracoviště oboru Historická sociologie - pracoviště oboru Liberal Arts and Humanities - pracoviště oboru Německá a francouzská filosofie - pracoviště oboru Orální historie - soudobé dějiny - pracoviště oboru Řízení a supervize v sociálních a zdravotnických organizacích - pracoviště oboru Sociální a kulturní ekologie - pracoviště oboru Studia občanské společnosti - pracoviště oboru Teoreticko-výzkumná psychologie c.Katedry: - Katedra aplikovaných sociálních věd - Katedra filosofie - Katedra historických věd - Katedra jazyků a literatury - Katedra psychologie a věd o životě - Katedra sociální a kulturní antropologie - Katedra sociologie - Katedra teorie umění a tvorby 4.Za provoz hlavní spisovny fakulty, včetně správy digitální hlavní spisovny fakulty, odpo hlavní spisovny fakulty, případně další pověření pracovníci fakulty. 5.Provozní doba hlavní spisovny fakulty se odvíjí od úředních hodin podatelny fakulty. Pře do dokumentů a spisů je možné jen po předchozí domluvě se správcem hlavní spisovny fakul 6.Přístup do hlavní spisovny fakulty mají správce hlavní spisovny fakulty, případně další pracovníci fakulty. Ostatní osoby mají do hlavní spisovny fakulty přístup výhradně za do některého z těchto pracovníků. 7.Prostory hlavní spisovny fakulty jsou pro ukládání analogových dokumentů a spisů vybaven Všechny regály jsou viditelně označeny maximální nosností. Maximální nosnost jednoho slo kg a maximální nosnost jedné police je 115 kg. Za dodržování maximální nosnosti zodpovíd spisovny fakulty. 8.Všechny police jsou viditelně očíslovány ve tvaru: místnost, regál, paprsek, police. Spr spisovny fakulty vypracovává aktualizovaný lokační plán s označením místnosti, regálů, p ve kterém jsou pravidelně zaznamenávána informace o uložení dokumentů a spisů. 9.Správce hlavní spisovny fakulty, případně další pověření pracovníci fakulty, pravidelně reguluje teplotu a relativní vlhkost vzduchu v prostorách hlavní spisovny. Prostory hlav vybaveny přístroji k měření těchto hodnot. ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 3: Předávání dokumentů a spisů do hlavní spisovny fakulty ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.Do hlavní spisovny fakulty jsou předávány veškeré vyřízené a uzavřené dokumenty a spisy charakteru. Dokumenty a spisy jsou předávány zpravidla po uplynutí lhůty jednoho roku od uzavření. Výjimku tvoří pracovní kopie a multiplicitní dokumenty, na které se vztahuje t souhlas v souladu se Spisovým řádem UK. Hlavní spisovna fakulty následně zajistí odborno dokumentů a spisů až do doby uplynutí jejich skartačních lhůt. 2.Veškeré dokumenty a spisy předávané do hlavní spisovny fakulty musí být před předáním op jednoznačným identifikátorem (číslo jednací, číslo faktury, apod.). Uzavřené dokumenty a nebudou jednoznačně označeny, není hlavní spisovna fakulty povinna přijmout. 3.Minimálně jednou ročně předávají spisové uzly své uzavřené dokumenty a spisy do hlavní s Pověřený pracovník spisového uzlu před předáním zkontroluje evidenci dokumentů a spisů v následně vyhotoví předávací protokol. Předávací protokol postoupí pověřený pracovník spr spisovny fakulty. 4.Na základě předávacího protokolu je realizován převoz vyřízených a uzavřených dokumentů spisového uzlu a jejich následné uložení v hlavní spisovně fakulty. V případě nedodržení postupu není hlavní spisovna fakulty povinna dokumenty a spisy k uložení přijmout. Předá spisů v digitální podobě je realizováno nástroji ESSS UK. 5.Po uložení dokumentů a spisů v analogové podobě v hlavní spisovně fakulty správce hlavní aktualizuje lokační plán. ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 4: Nahlížení do dokumentů a spisů a možnosti zápůjčky ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.Evidence o nahlížení a o zápůjčkách analogových dokumentů a spisů je vedena prostřednict výpůjček hlavní spisovny fakulty. Evidence o nahlížení a o zápůjčkách digitálních dokume vedena prostřednictvím ESSS UK. 2.Nahlížet do všech dokumentů a spisů, které jsou uloženy v hlavní spisovně fakulty, a zap mohou výhradně správce hlavní spisovny, koordinátor spisové služby, tajemník fakulty a d rámci spisové kontroly a realizace skartačního řízení může do všech uložených dokumentů vedoucí Archivu Univerzity Karlovy (dále jen „Archiv UK“) a zaměstnanci Archivu UK pověř archivních fondů. 3.Právo nahlížet do dokumentů a spisů uložených v hlavní spisovně fakulty a možnost jejich také původci dokumentů. 4.V případě žádosti některé z pověřených osob spisového uzlu o nahlížení nebo zapůjčení do jiného než vlastního spisového uzlu je třeba zajistit souhlas vedoucího nebo některé z p osob spisového uzlu, která dokument do hlavní spisovny fakulty původně předala. Bez zaji nebudou takové dokumenty zpřístupněny, s výjimkou zpřístupnění pro osoby uvedené v čl. 4 opatření. 5.Analogové dokumenty a spisy lze prezenčně předkládat přímo v hlavní spisovně fakulty. Na správce hlavní spisovny fakulty vyhotovit kopii předkládaných dokumentů a spisů. Digitál spisy jsou zapůjčovány výhradně prostřednictvím nástrojů ESSS UK. 6.Před ukončením pracovního poměru mají zaměstnanci útvaru povinnost odevzdat zpět do hlav fakulty všechny zapůjčené dokumenty. 7.Osobám a subjektům mimo univerzitu může být dokument nebo spis uložený v Hlavní spisovně Karlovy zapůjčen jen na základě žádosti podložené právním nárokem a se souhlasem útvaru dokumentu nebo spisu. 8.Každý, kdo si dokumenty nebo spisy půjčuje nebo do nich nahlíží, plně zodpovídá za jejic ochranu. 9.Při vrácení dokumentů a spisů je povinností správce hlavní spisovny fakulty zkontrolovat celistvost. Dokumenty a spisy jsou zpět do hlavní spisovny fakulty přijímány v podobě, v zapůjčeny. Při zjištění nedostatků správce hlavní spisovny fakulty požádá o nápravu osob zažádala o zápůjčku dokumentu nebo spisu. 10V případě ztráty nebo zničení dokumentu je tato událost zaznamenána do knihy výpůjček hl fakulty nebo do evidence v ESSS UK spolu s dalšími údaji o proběhlém šetření. ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 5: Vyřazování dokumentů a spisů ve skartačním řízení ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.K vyřazování dokumentů a spisů z hlavní spisovny fakulty dochází výhradně prostřednictví skartačního řízení. Zničení dokumentu nebo spisu před uplynutím jeho skartační lhůty, st zničení dokumentu nebo spisu bez řádného skartačního řízení, je v souladu s platnou legi považováno za správní delikt. 2.Po uplynutí skartačních lhůt zpracuje správce hlavní spisovny fakulty prostřednictvím ES návrh, který postoupí Archivu UK. Přílohou skartačního návrhu je seznam dokumentů a spis posouzení ve skartačním řízení. Tento seznam je tvořen podle schématu XML pro vytvoření SIP stanoveného Národním standardem pro ESSS a obsahuje metadata podle schématu XML pro popisných metadat uvnitř datového balíčku SIP stanoveného Národním standardem. V případě hlavní spisovny fakulty navrhuje k vyřazení dokumenty a spisy, které nejsou evidovány v je přílohou listinný seznam dokumentů a spisů, které uspořádá podle spisových znaků. Odd dokumenty se skartačním znakem „A“, dokumenty se skartačním znakem „V“ a dokumenty se sk „S“. V seznamu dále uvede zejména celkový rozsah zařazených dokumentů a spisů, charakter dokumentů a spisů, období, z něhož pocházejí (rozsah let), jejich skartační režim a odka jejich uložení při skartačním řízení. 3.Správce hlavní spisovny fakulty zajistí převoz dokumentů a spisů, které byly při skartač vybrány k trvalému uložení do Archivu UK. 4.Správce hlavní spisovny fakulty zajistí odvoz a odbornou likvidaci všech dokumentů a spi projdou skartačním řízením a u nichž bude Archivem UK rozhodnuto o jejich zničení. Proto likvidaci dokumentů a spisů bude založen v hlavní spisovně fakulty. ------------------------------------------------------------------------------------------ Čl. 5: Závěrečná ustanovení ------------------------------------------------------------------------------------------ 1.Toto opatření nabývá platnosti dnem podpisu. 2.Toto opatření nabývá účinnosti dne 1. července 2022. V Praze dne 30. června 2022 Ing. arch. Mgr. Marie Pětová, Ph.D. děkan