Opatření tajemníka č. 1/2009 ****************************************************************************************** * ****************************************************************************************** Název: Obecně závazná pravidla pro nakládání s majetkem UK FHS K provedení: - Účinnost: 2. listopadu 2009 [zrušeno opatřením děkana č. 4/2014 [ URL "FHS-936.html "] s účinností od 1. března 2014] ****************************************************************************************** * Obecně závazná pravidla pro nakládání s majetkem UK FHS ****************************************************************************************** 1. Základní pojmy 1.Odpovědná osoba je každý, kdo odpovídá za přidělený majetek, zejména za jeho řádné užívá to každý zaměstnanec fakulty či řešitel grantu. 2.Majetek jsou zejména předměty, zařízení, programy atd. s dobou spotřeby delší než jeden a ceny je majetek rozdělen do několika skupin. Vlastníkem majetku je vždy fakulta, resp. a to i v případě kdy je majetek pořízen prostřednictvím grantu – řešitelé grantu mají v majetek vyhrazen pro své užití tak jak je popsáno v žádosti o grant po dobu trvání úkolu majetku má své jednoznačné inventární číslo, pod kterým je sledován po celou dobu života každý kus majetku sledováno zejména kde je umístěn, kdo za něj odpovídá a jakou má cenu. ceny je majetek rozdělen do několika skupin: • Dlouhodobý hmotný majetek jsou zejména věci s pořizovací cenou nad 40 000. Pro jejich evidenci platí přísnější pravidla než pro ostatní kategorie. • Drobný hmotný majetek jsou věci s cenou od 4000 do 40 000Kč. • V operativní evidenci se sleduje majetek s cenou pod 4000Kč, případně majetek dražší, různých důvodů nedá evidovat v jiných kategoriích. Evidují se zde například mobilní te jako bonus. • Pro Nehmotný majetek existují obdobné kategorie, limity jsou posunuté na 6 000 a 60 00 3.Útvar je organizační součást fakulty řízená svým vedoucím – jednotlivé katedry, moduly o hlediska majetku má útvar trvale přiděleny určité prostory a jejich vybavení. 4.Odborný útvar (LVT) zajišťuje pro ostatní útvary odborné služby pro určený majetek – ser výběr, opravy, posouzení stavu, likvidaci apod. 5.Oddělení rozvoje se stará zejména o plánování, pořizování a sledování majetku včetně evi pořízeného majetku. 6.Škodní komise je tříčlenná komise jmenovaná vedením fakulty pro posuzování případných šk 7.Inventura je činnost, kterým se porovnává skutečný stav majetku s jeho evidencí. Provádí jednou ročně, pro inventuru se vždy vydává nařízení děkana a jmenuje se Inventarizační k 2. Odpovědnost 1.Každý (odpovědná osoba) odpovídá za přenosná zařízení, která dostal pro své výhradní pou veškeré zařízení, která užívá doma či mimo obvyklé prostory školy – zejména notebooky, p mobilní telefony, případně i projektory. 2.Vedoucí útvaru (katedry, modulu, oddělení) odpovídá za majetek, stabilně umístěný v pros zejména nábytek, počítače, monitory, tiskárny a scannery. Dále odpovídá za přenosný maje umístěný mimo obvyklé prostory školy, který je k dispozici více pracovníkům útvaru, urče užití útvaru. 3.Odpovědnost je určena zařazením majetku do místností. Za majetek přidělený stabilně do m přidělených útvaru odpovídá vedoucí útvaru (viz bod 2). Pro majetek k výhradnímu užití d určeny zvláštní virtuální místnosti pro každý útvar. Seznam zvláštních místností a odpov do nich zařazené je v příloze. 4.Ve zvláštních případech (např. nemovitosti, kooperace mezi útvary) může stanovit vedení odpovědnost jinak. 3. Součinnost útvarů 1.Všechny útvary a odpovědné osoby používají přidělený majetek a starají se o něj v soulad rozsahem, pro který mají majetek přidělen. Poškozený, nefunkční, ztracený, nepoužívaný č majetek bez zbytečného odkladu řeší s příslušným odborným útvarem. Útvar (odpovědná osob především zajistit majetek přiměřeně před zcizením a poškozením a udržovat jej. Pro nehm (zejména programy) je důležité jej neposkytovat, nešířit a nepoužívat nad rámec daný lic v akademické oblasti jsou produkty často poskytovány s výraznou slevou za cenu omezení n nekomerční použití nebo jen pro výuku. 2.Odborné útvary zajišťují využití majetku po odborné stránce, zejména jeho uvedení do pro opravy a likvidaci. Odborné útvary též konzultují s ostatními útvary jejich požadavky na Jejich působnost určuje vedení fakulty. Odbornými útvary jsou: a.Pro veškerou výpočetní techniku a další elektroniku LVT. b.V ostatních případech sekretariát děkana/tajemníka. 3.Inventarizační komise kontroluje shodu skutečného stavu majetku s jeho evidenci. Je jmen fakulty 4.Škodní komise řeší případy, kdy dojde ke škodě na majetku – zejména zcizením, poškozením opotřebením – a navrhuje vedení další postup. Komise se skládá z předsedy a dvou členů a vedením fakulty. Komise se schází dle potřeby. 4. Závazné postupy • 4.1 Pořízení majetku Nový majetek pořizují dle požadavků útvarů a řešitelů odborné útvary v součinnosti s odd Postup objednávky v závislosti na financování a součinnost řešitele grantu a fakulty upr předpis. Při výběru konkrétního typu techniky a dodavatele je třeba vzít v úvahu zejména věci: a.Cena zařízení dle závazných pravidel nesmí být vyšší než je cena obvyklá. Toto je nutn nákupů doložit porovnáním s cenami jiných dodavatelů. b.Záruka nesmí být bez vážného důvodu kratší či v menším rozsahu než je stanovena občans navazujícími předpisy (dvouletá záruka). Řada firem využívá obchodní zákoník a poskytu záruku kratší, např. HP. • 4.2 Zařazení majetku do užívání Majetkem se věc stává až po fyzickém převzetí odborným útvarem. Postup při zařazení: 1.Převzetí zařízení, kontrola poškození při přepravě a úplnosti proti potvrzení od dodav ten, kdo přebírá. 2.Odborný útvar zkontroluje funkčnost, kompletnost dokumentace a podkladů pro záruku a o odpovídá objednávce. 3.Odborný útvar připraví techniku pro užívání. 4.Účtárna spolu s odborným útvarem stanoví cenu majetku a přidělí inventární čísla. Maje etiketami s inventárními čísly. 5.Odpovědná osoba či osoba pověřená vedoucím útvaru převezme majetek do užívání od odbor • 4.3 Zvláštní případy pořízení 1.Účtárna může pozastavit proplacení dokladu o pořízení do jeho fyzického převzetí odbor zvláštních případech, avšak vždy po předchozí dohodě může být majetek převzat do užívá 2.Výměna vadného majetku za nový v rámci záruky může být chápána jako vyřazení vadného m pořízení nového. V tom případě se uplatní postupy pro pořízení a opravu přiměřeně situ 5. Převod • 5.1 Obecná ustanovení 1.Majetek lze převádět pouze mezi útvary a zaměstnanci fakulty. Převod majetku má trvalý Zásadní význam pro převod má písemné prohlášení přebírajícího. Odborný útvar se převod účastnit. Postup při převodu: 2.Předávající připraví majetek k předání včetně protokolu o předání. Protokol musí vždy a.popis převáděných věcí a jejich stav, b.datum kdy k převodu došlo, c.kdo a komu předal, d.odkud a kam se majetek přemístil, e.inventární čísla převáděných věcí, jsou – li známá, f.jméno a podpis přebírající osoby. 3.Přebírající převezme od předávajícího věci a podepíše protokol, který ponechá předávaj potřeby může protokol doplnit poznámkami, pokud seznam či popis neodpovídá skutečnosti 4.Předávající předá potvrzený protokol účtárně nejdéle do týdne od převodu. 5.Účtárna převede majetek na předávajícího a do místností dle protokolu. • 5.2    Zvláštní případy při převodech 1.Zapůjčení na dobu kratší než jeden měsíc se řeší obdobně jako převod s tím rozdílem, ž převodu se nepředá účtárně – předávající si jej ponechá a po vrácení majetku se zničí. 2.Převod majetku jinak než mezi útvary a zaměstnanci fakulty je možný pouze s předchozím souhlasem tajemníka fakulty a postupem jím určeným. • 5.3 Postup pro poškozený, nefunkční nebo nepotřebný majetek 1.Odpovědná osoba (útvar) bez zbytečných odkladů oznámí vadné, nepotřebné či nefunkční v útvaru. 2.Odpovědná osoba majetek předá odbornému útvaru. 3.Odborný útvar posoudí požadavek a stav majetku. Závady řeší přednostně výměnou za podo svých rezerv – v tom případě se provede Převod majetku (viz předchozí bod) - nebo zapů dobu náhradní techniku. Dále odborný útvar provede opravu či vyřazení majetku. • 5.4    Oprava 1.Odborný útvar posoudí zda jde o záruční či mimozáruční opravu, zjistí potřebnou cenu a oprava efektivní. Pokud ne, navrhne jiné řešení. 2.Odborný útvar zajistí financování, výběr firmy a vlastní opravu. 3.Odborný útvar otestuje, zda je věc opravená a předá doklady o opravě účtárně. 4.Odborný útvar informuje odpovědnou osobu a předá jí opravenou věc. • 5.5 Likvidace - Vyřazení 1.Odborný útvar posoudí stav a navrhne způsob likvidace (odprodej, rozebrat na náhradní sešrotování apod.). Připraví podklady a předá ke schválení 2.Likvidaci schvaluje: a.Tajemník fakulty u veškerého dlouhodobého majetku, jakéhokoli majetku s obvyklou poř nad 40 000 a dále u majetku, od jehož pořízení uběhlo méně než dva roky, a to jednot položce. b.Tajemník fakulty nebo jím pověřený pracovník u drobného majetku a operativní evidenc seznam položek k likvidaci. 3.Odborný útvar majetek fyzicky zlikviduje či odprodá dle schváleného postupu. Protokol spolu se souhlasem k vyřazení předá účtárně. 4.Účtárna označí majetek v evidenci za vyřazený. • 5.6 Škody 1.Škoda je řešena prostřednictvím škodní komise. Škodou jsou zejména tyto případy: a.Krádež, ztráta či úmyslné poškození majetku. b.Poškození většího rozsahu než je běžné. c.Závada do dvou let od pořízení, kterou nelze řešit zárukou. d.Porušení licenčních podmínek softwaru, zejména jeho poskytnutí dalším osobám. 2.Případy, kdy dojde ke škodě, je odpovědná osoba povinna neprodleně nahlásit odbornému děkanátu. 3.Děkanát nebo odborný útvar informuje předsedu škodní komise, který ji svolá. 4.Škodní komise posoudí škodu, její výši a míru zavinění zúčastněných osob. Své závěry a předá vedení fakulty k rozhodnutí. O svém jednání vyhotoví písemný zápis. Dále se post dle běžných postupů opravy, likvidace atd. 6. Inventura 1.Pro inventuru je každý rok vydán pokyn děkana. Obecně platí pro majetek následující prav a.Inventura probíhá v čase určeném podle harmonogramu. Datum fyzické inventury nelze změ b.Odpovědná osoba je oprávněna se inventury účastnit, nicméně inventura proběhne i bez n osoba může účastí na inventuře pověřit svého zástupce. c.Odpovědná osoba je povinna těsně před inventurou podepsat prohlášení, že předala účtár podklady, týkající se pohybů majetku. d.Při inventuře se posuzuje souhlas mezi evidencí majetku a skutečným stavem. e.Majetek zařazený do místností se při inventuře prokazuje fyzicky tím, že je na určeném označen štítkem s odpovídajícím inventárním číslem. f.Majetek, určený k výhradnímu užití se prokazuje čestným prohlášením odpovědné osoby, ž skutečně má k dispozici. Inventurní komise i zde má právo požadovat namátkově fyzickou Seznam pro namátkovou kontrolu předá odpovědné osobě v dostatečném předstihu. g.Je doporučeno, aby odpovědná osoba v měsíčním předstihu před inventurou zkontrolovala a dala jej do pořádku. Během vlastní inventury se přesuny neprovádí. Odpovědná osoba s soupisy vyžádat kdykoli během roku. 2.Rozdíly, které nebudou vyřešeny dohledáním majetku, se dále řeší jako škoda. Příloha č. 1 Zvláštní místnosti Místnost Odpovídá V-útvar Věci k výhradnímu použití a mimo fakultu -  za věci v tViz odpovědn virtuálních místnostech odpovídá osoba uvedená v soupisu majetku. 333 Místnost určená pro likvidaci majetku. Odpovídá odborné oddělení. Sklad LVT Hůrka Technika mimo běžné použití – volná, poškozená apod. odpovídá LVT Sklad LVT Jinonice Technika mimo běžné použití – volná, poškozená apod. odpovídá LVT 999 Majetek k dohledání a vyřešení. Vypracoval: Ing. Jan Vaněk V Praze dne 2. listopadu 2009 Bc. Karel Strnad tajemník UK FHS