Opatření tajemníka č. 2/2010 ****************************************************************************************** * ****************************************************************************************** Název: Stanovení podmínek pro vedení spisové služby UK FHS K provedení: zákon č. 499/2009 Sb. o archivnictví a spisové službě; vyhláška č. 19 Účinnost: 1. ledna 2010 [zrušeno opatřením děkana č. 12/2013 [ URL "FHS-900.html "] s účinností od 1. ledna 2014] ****************************************************************************************** * Stanovení podmínek pro vedení spisové služby UK FHS ****************************************************************************************** 1. Spisová služba UK FHS 1.Spisová služba Fakulty humanitních studií Univerzity Karlovy v Praze se řídí ustanovením Karlovy   v Praze. 2. Evidence dokumentů 2.1 Základní informace 1.Všechny dokumenty úředního charakteru musí být při svém vzniku nebo bezprostředně po dor opatřen číslem jednacím. Doručený dokument a odpověď na něj mají stejné číslo jednací. D 2.Fakulta humanitních studií Univerzity Karlovy v Praze vede celkem 5 následujícících evid a) Podací deník – podatelna b) Samostatná evidence dokumentů – studijní agenda c) Samostatná evidence dokumentů – přijímací řízení d) Samostatná evidence dokumentů – personalistika e) Samostatná evidence dokumentů - faktury 2.2 Podací deník - podatelna 1. Podatelna UK FHS je zřízena na adrese U Kříže 8, 158 00 Praha 5. 2. Podací deník – podatelna je veden v elektronické podobě a uložen na síťovém disku „S podatelna jsou pověřeni pouze vybraní pracovníci Sekretariátu děkana UK FHS. 3. Vedoucí Sekretariátu děkana UK FHS odpovídá za to, že Podací deník – podatelna je na vytištěného podacího deníku. Všechny Podací deníky – podatelna jsou ukládány na Sekr 4. Vedoucí Sekretariátu děkana UK FHS vede v elektronické podobě rovněž jmenný rejstřík Sekretariátu děkana UK FHS. 5. Číslo jednací Podacího deníku – podatelna je vedeno ve tvaru FHS-číslo podání/rok po 6. Do Podacího deníku – podatelna se zapisují příchozí a odchozí dokumenty úředního cha 7. Do Podacího deníku – podatelna se zapisují příchozí a odchozí dokumenty úředního cha papír. 8. Podatelna otvírá a zapisuje všechny dokumenty adresované UK FHS (včetně jejích součá 9. Do Podacího deníku – podatelna se nezapisují vybrané dokumenty Studijního oddělení a 5. 10. Dokumenty adresované na jméno konkrétního adresáta podatelna neotvírá a nezapisuje. zpracovány, nenese podatelna žádnou odpovědnost. 11. Do Podacího deníku - podatelna se uvádí, kterému oddělení je spis předán k vyřízení. Podacího deníku – podatelna. Všechny dokumenty musí být vyřizovány včas a účelně. 12. Pro úřední dokumenty psané z vlastního podnětu, nebo na pokyn nadřízeného, si pracov provádí pověřený pracovník Sekretariátu děkana UK FHS. 2.3 Samostatná evidence dokumentů – studijní agenda 1. Studijní oddělení UK FHS sídlí na adrese U Kříže 8, 158 00 Praha 5. 2. Samostatná evidence dokumentů – studijní agenda je vedena v elektronické podobě a ul bakalářského studia a Sekretariátu děkana UK FHS. Správou Samostatné evidence dokume 3. Vedoucí Studijního oddělení UK FHS odpovídá za to, že Samostatná evidence dokumentů Protokol o kontrole je zapsán do vytištěné Samostatné evidence dokumentů – studijní 4. Číslo jednací Samostatné evidence dokumentů – studijní agenda je vedeno ve tvaru FHS 5. Do Samostatné evidence dokumentů – studijní agenda se zapisují pouze příchozí a odch a) prohlášení o zanechání studia b) žádost o přerušení/ prodloužení studia c) žádost o uznání kreditů d) žádost o zaslání údajů o studiu e) žádost o přijetí do programu CŽV f) žádost o přiznání/ vyplacení stipendia g) rozhodnutí o ukončení/ přerušení studia h) potvrzení o zanechání studia i) výzva k zaplacení poplatku j) rozhodnutí o přerušení z důvodu neuhrazení poplatku k) potvrzení a transkripty l) smlouvy CŽV m) rozhodnutí o stipendiu 6. Do Samostatné evidence dokumentů – studijní agenda se zapisují rovněž dokumenty trvalé uchování vytisknout na papír. 7. Dokumenty zapsané do Samostatné evidence dokumentů – studijní agenda se uloženy Samostatné evidence dokumentů – studijní agenda. Všechny dokumenty musí být vyři 2.4 Samostatná evidence dokumentů – přijímací řízení 1. Studijní oddělení UK FHS sídlí na adrese U Kříže 8, 158 00 Praha 5. 2. Samostatná evidence dokumentů – přijímací řízení je vedena v elektronické podobě bakalářského studia a Sekretariátu děkana UK FHS. Správou Samostatné evidence do 3. Vedoucí Studijního oddělení UK FHS odpovídá za to, že Samostatná evidence dokume Protokol o kontrole je zapsán do vytištěné Samostatné evidence dokumentů – přijí 4. Číslo jednací Samostatné evidence dokumentů – přijímací řízení je vedeno ve tvar 5. Do Samostatné evidence dokumentů – přijímací řízení se zapisují pouze příchozí a a) přihláška ke studiu b) žádosti o náhradní termín c) žádost o nahlédnutí do spisu d) prohlášení o nenastoupení ke studiu e) žádost o přezkoumání rozhodnutí f) pozvánky k přijímacím zkouškám g) výzvy k dodání nebo doplnění údajů v přihláškách h) rozhodnutí o přijetí/nepřijetí i) potvrzení o nenastoupení ke studiu 6. Do Samostatné evidence dokumentů – přijímací řízení se zapisují rovněž dokume trvalé uchování vytisknout na papír. 7. Dokumenty zapsané do Samostatné evidence dokumentů – přijímací řízení se ulož Samostatné evidence dokumentů – studijní agenda. Všechny dokumenty musí být v 2.5  Samostatná evidence dokumentů – personalistika 1. Personální oddělení UK FHS sídlí na adrese U Kříže 8, 158 00 Praha 5. 2. Samostatná evidence dokumentů – personalistika je vedena v elektronické podob Sekretariátu děkana UK FHS. Správou Podacího deníku – personalistika je pověř 3. Odpovědný pracovník Personálního oddělení UK FHS odpovídá za to, že Samostatn rok.  Protokol o kontrole je zapsán do vytištěné Samostatné evidence dokument 4. Odpovědný pracovník Personálního oddělení vede v elektronické podobě rovněž j dokumentů – personalistika jsou ukládány na Personálním oddělení UK FHS. 5. Číslo jednací Samostatné evidence dokumentů – personalistika je vedeno ve tva 6. Do Samostatné evidence dokumentů – personalistika se zapisují pouze příchozí a) podklady pro uzavírání smluv a dohod b) návrhy na uzavření DPP a DPČ a jejich vyúčtování c) pracovní smlouvy a jejich dodatky d) podklady pro výběrová řízení e) zápisy z výběrových řízení f) vyrozumění o výsledcích výběrových řízení g) jmenovací a odvolací listiny vedoucích pracovníků Ostatní úřední dokumenty oddělení personalistiky, které se přímo netýkají pra 7. Do Samostatné evidence dokumentů – personalistika se zapisují rovněž doku uchování vytisknout na papír. 8. Dokumenty zapsané do Samostatné evidence dokumentů - personalistika se uk Samostatné evidence dokumentů – personalistika. Všechny dokumenty musí bý 2.6 Samostatná evidence dokumentů - kniha faktur 1. Ekonomické oddělení UK FHS sídlí na adrese U Kříže 8, 158 00 Praha 5. 2. Samostatná evidence dokumentů -  kniha faktur je vedena v elektronické po Samostatné evidence dokumentů – kniha faktur jsou pověřeni pouze vybraní 3. Vedoucí Sekretariátu děkana UK FHS odpovídá za to, že Samostatná evidence Samostatné evidence dokumentů -  knihy faktur jsou ukládány na Ekonomické 4. Číslo jednací Samostatná evidence dokumentů - knihy faktur je vedeno ve t 5. Do Samostatné evidence dokumentů - knihy faktur se zapisují pouze příchoz 6. Do Samostatné evidence dokumentů - knihy faktur se zapisují rovněž faktur 7. Faktury zapsané do Samostatné evidence dokumentů - knihy faktur se předáv 3. Ukládání a vyřazování dokumentů 1. Vzhledem ke svým současným prostorovým možnostem nemá UK FHS spisovnu. Ve 2. Skartační znak a lhůta se vyznačí na vyřízený dokument. Skartační znaky a 3. V roce, kdy uplyne skartační lhůta, oddělení, na kterém je dokument ulože UK. Poté jsou navržené dokumenty posouzeny Archivem UK. Na základě Protok dokumenty, u nichž vyjádří Archiv UK svolení, jsou následně zničeny. 4. Dokumenty úředního charakteru evidované v rámci spisové služby UK FHS moh potřebné. Tento předpis byl schválen Archivem UK a může být novelizován pouze s vědomím Opatření vstupuje v platnost 1. ledna 2010. Vypracovala:    Bc. Sára Ungárová V Praze dne 4. ledna 2010 Bc. Karel Strnad tajemník UK FHS