Pokyn děkana č. 1/2007 ****************************************************************************************** * ****************************************************************************************** Název: ÚČETNÍ DOKLADY a oběh účetních dokladů K provedení: - Účinnost: 1. října 2007 [zrušeno opatřením děkana č. 9/2023 [ URL "FHS-2977.html "] s účinností od 24. května 2023 *========================================================================================= * ÚČETNÍ DOKLADY a oběh účetních dokladů *========================================================================================= 1.Objednávky Objednávky z jednotlivých kateder, modulů a oddělení (dále jen středisek) k zajištění potř financovány z rozpočtových  prostředků, musí být podepsány vedoucím příslušného střediska, tajemníkem fakulty a předány na EO. Objednávka musí obsahovat předběžnou cenu za službu / výrobek, datum předpokládaného plněn a srozumitelně specifikovaný předmět objednávky. Na objednávce musí být uvedena celá adres (objednatele) : Univerzita Karlova v Praze Fakulta humanitních studií (případně název katedry či střediska) U Kříže 8 158 00  Praha 5 - Jinonice Po souhlasu nákupu / zajištění služby tajemníkem fakulty, může být objednávka příslušným s realizována. Požadavky na kancelářské potřeby jsou čtvrtletně zpracovány v sekretariátě dě hromadně objednány. V případě zakázky ve výši budoucího plnění peněžního závazku do 2 mil. Kč je postup stanov 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách. 1.Faktury 2.1 Dodavatelské faktury Dodavatelské faktury musí obsahovat celý název fakulty jako odběratele a to: Univerzita Karlova v Praze Fakulta humanitních studií (případně název katedry či střediska) U Kříže 8 158 00  Praha 5 - Jinonice Nedílnou součástí dodavatelské faktury je objednávka. Faktury jsou odpovědnou pracovnicí z v sekretariátu děkana fakulty a předány do ekonomického oddělení (EO). Pracovnice EO prove kontrolu faktury a zaeviduje ji do knihy faktur v účetním programu, opatří likvidačním lis předá příslušnému středisku k: · kontrole věcné a finanční správnosti daňového dokladu (zda byla služba provedena, výrobe o…) Teprve po podpisu příslušného pracovníka střediska na likvidačním listu nebo přímo na fakt objednávky a úplné adresy fakulty, je faktura proplacena. 2.2 Pokud je faktura vystavena v cizím jazyku včetně objednávky, je nedílnou součástí této odpovídající český překlad. 2.3 Pracovníci oprávnění k podpisu na likvidačním listu faktury: · ekonom fakulty (za úplnost náležitostí účetních dokladů podle §11 zákona o účetnictví, s zaúčtování) · vedoucí nebo jím pověřený pracovník příslušného střediska (za správnost dodávky / služby · za vedení fakulty - proděkan · tajemník fakulty (za vnitřní audit) 2.4 Odběratelské faktury Faktury jsou vystavovány ekonomem fakulty na základě předaných písemných požadavků přísluš které službu provedlo, opatřené podpisem odpovědného pracovníka tohoto střediska a tajemní 1.Doklady k ostatním platbám 3.1 Provozní zálohy Stálá provozní záloha musí být písemně schválena vedoucím pracovníkem střediska, odsouhlas fakulty a s příslušným pracovníkem požadujícím zálohu uzavřena dohoda o hmotné odpovědnost poskytnutí jednorázové zálohy s uvedením účelu, pro který je požadována, musí být podepsán pracovníkem příslušného střediska, schválena tajemníkem fakulty a vyúčtování této zálohy p kalendářních dnů v měsíci, kdy byla poskytnuta. 3.2 Drobné vydání Doklady k proplacení musí být chronologicky nalepeny lepidlem na papíře A4, opatřeny razít podpisem prodávajícího, předány do EO pouze v tom měsíci, kdy byly realizovány. K těmto do být přiložena písemná žádost pracovníka, předkládajícího doklady o proplacení s uvedením d (pokud počet dokladů je 3 a více, je nutno přiložit tabulku realizovaného nákupu) podepsán pracovníkem, vedoucím střediska. Nákup odborných publikací (mimo nákupu zajišťovaný pracov musí být před koupí odsouhlasen tajemníkem fakulty nebo vedoucím střediska. 1.Doklady - platby do zahraničí Platby v cizí měně provádí ekonom fakulty na základě podkladů (tabulka pro platbu v cizí m zdůvodňující platbu) předaných, podepsaných příslušným pracovníkem /vedoucím střediska a o tajemníkem fakulty. 1.Doklady k účtování o mzdách a dohodách o provedení práce či pracovní činnosti Veškeré podklady pro měsíční zpracování mezd (např. potvrzení pracovní neschopnosti, potvr člena rodiny, dovolenky, měsíční evidence docházky na příslušném pracovišti apod.) jsou př účetní každý měsíc nejpozději do 25. kalendářního dne. · Dohody o provedení práce (DPP) Návrh na uzavření dohody o provedení vedení práce je předkládán vedoucím příslušného praco předepsaném vyplněném formuláři pracovnici personální agendy včetně kopie kartičky bankovn pracovníka nejpozději v den zahájení dohodnutých prací. Proplacení dohody  provede mzdová základě předání písemného potvrzení práce příslušným vedoucím pracovníkem v nejbližším výp předání. · Dohody o pracovní činnosti (DPČ) Návrh na uzavření dohody o pracovní činnosti je předkládán vedoucím příslušného pracoviště (vyplněném a podepsaném pracovníkem) formuláři včetně všech příslušných dokladů pracovníka kartičky zdravotní pojišťovny, kopie čísla bankovního účtu) pracovnici personální agendy n nástupu. Proplacení dohody provede mzdová účetní měsíčně jen na základě předání písemného příslušným vedoucím pracovníkem v nejbližším výplatním termínu po předání. 1.Stipendia 6.1 Podklady pro vyplacení stipendií (formulář „Žádost o přiznání stipendia“) zpracovává v stipendijním řádem fakulty příslušný odpovědný pracovník studijního oddělení. Tyto podklad typu stipendia, výše finanční částky k vyplacení a bankovním účtem studentů jsou předávány zpracování nejpozději do konce příslušného kalendářního měsíce, kdy vznikl nárok na vyplac 6.2 Doktorandská stipendia - zpracovává příslušný odpovědný pracovník magisterského studia studentů s uvedením výše finanční částky k vyplacení a bankovním účtem studentů jsou předá ke zpracování nejpozději do 15. dne příslušného kalendářního měsíce, kdy vznikl nárok na v 6.3. Stipendia pro zahraniční studenty – zpracovává příslušný pracovník zahraničního odděl jsou předávány do účtárny ke zpracování nejpozději do 15. dne příslušného kalendářního měs nárok na vyplacení. Tento pokyn nabývá účinnosti dnem 1. října 2007. Vypracovala : Bc. Dagmar Vološčuková Schválil:                                                       doc. PhDr. Ladislav Benyovszky, CSc. děkan fakulty