Opatření děkana č. 12/2013 ****************************************************************************************** * ****************************************************************************************** Název: Stanovení podmínek pro vedení spisové služby FHS UK K provedení: zákon č. 499/2009 Sb. o archivnictví a spisové službě; vyhláška č. 25 6/2013) Účinnost: 1. ledna 2014 [zrušeno opatřením děkana č. 12/2014 [ URL "FHS-1109.html "] s účinností od 1. ledna 2015] ****************************************************************************************** * Stanovení podmínek pro vedení spisové služby FHS UK ****************************************************************************************** Čl. 1 Spisová služba FHS UK Spisová služba Fakulty humanitních studií Univerzity Karlovy v Praze se řídí ustanoveními (Opatření rektora UK č. 6/2013). Čl. 2 Evidence dokumentů 2.1 Základní informace 1.Všechny dokumenty úředního charakteru musí být při svém vzniku nebo bezprostředně po dor svém vzniku opatřen číslem jednacím. Doručený dokument a odpověď na něj mají stejné čísl 2.Za metodiku vedení spisů na fakultě, za řádné uzavírání podacího deníku a samostatných e a spisů, odpovídá Archivář FHS UK (dále jen archivář). 3.Hlavičkové papíry fakulty mohou používat pouze zaměstnanci fakulty k oficiální korespond 4.Fakulta humanitních studií Univerzity Karlovy v Praze vede celkem 7 následujících eviden a) Podací deník – podatelna b) Samostatná evidence dokumentů – studijní agenda c) Samostatná evidence dokumentů – přijímací řízení d) Samostatná evidence dokumentů – doktorská studijní agenda e) Samostatná evidence dokumentů – doktorské přijímací řízení f) Samostatná evidence dokumentů – personalistika g) Samostatná evidence dokumentů - faktury 2.2 Podací deník - podatelna 1. Podatelna FHS UK je zřízena na adrese U Kříže 8, 158 00 Praha 5. 2. Podací deník – podatelna je veden v elektronické podobě a uložen na síťovém disku „S podatelna jsou děkanem po domluvě s archivářem pověřeni pouze vybraní pracovníci Sek 3. Archivář odpovídá za to, že Podací deník – podatelna je na konci každého roku vytišt Protokol o kontrole je zapsán do vytištěného podacího deníku. Všechny Podací deníky 4. Vedoucí Sekretariátu děkana FHS UK vede v elektronické podobě rovněž jmenný rejstřík Sekretariátu děkana FHS UK po dobu určenou spisovým plánem. 5. Číslo jednací Podacího deníku – podatelna je vedeno ve tvaru UKFHS-číslo podání/rok 6. Do Podacího deníku – podatelna se zapisují příchozí a odchozí dokumenty úředního cha 7. Do Podacího deníku – podatelna se zapisují příchozí a odchozí dokumenty úředního cha 8. Podatelna otvírá a zapisuje všechny dokumenty adresované FHS UK (včetně jejích součá 9. Do Podacího deníku – podatelna se nezapisují vybrané dokumenty Studijního oddělení, uveden v čl. 2.3 odst. 5; v čl. 2.4 odst. 5; v čl. 2.5 odst. 5; v čl. 2.6 odst. 5; v 10. Dokumenty adresované na jméno konkrétního adresáta podatelna neotvírá a nezapisuje. zpracovány, nenese podatelna žádnou odpovědnost. 11. Do Podacího deníku - podatelna se uvádí, kterému oddělení je spis předán k vyřízení. Podacího deníku – podatelna. Všechny dokumenty musejí být vyřizovány včas a účelně. 12. Pro úřední dokumenty psané z vlastního podnětu, nebo na pokyn nadřízeného, si pracov provádí pověřený pracovník Sekretariátu děkana FHS UK. 2.3 Samostatná evidence dokumentů – studijní agenda 1. Studijní oddělení FHS UK sídlí na adrese U Kříže 8, 158 00 Praha 5. 2. Samostatná evidence dokumentů – studijní agenda je vedena v elektronické podobě a ul oddělení, Sekretariátu bakalářského studia a Sekretariátu děkana FHS UK. Správou Sam FHS UK, případně pracovníci Sekretariátu děkana FHS UK. 3. Archivář odpovídá za to, že Samostatná evidence dokumentů – studijní agenda je na ko pracovník Studijního oddělení FHS UK. Protokol o kontrole je zapsán do vytištěné Sam plánem. 4. Číslo jednací Samostatné evidence dokumentů – studijní agenda je vedeno ve tvaru UKF 5. Do Samostatné evidence dokumentů – studijní agenda se zapisují pouze příchozí a odch a) žádost o přerušení studia; b) rozhodnutí o přerušení studia; c) žádost o uznání kreditů; d) žádost o zaslání údajů o studiu; e) žádost o přijetí do programu CŽV; f) smlouvy CŽV; g) prohlášení o zanechání studia; h) potvrzení o zanechání studia; i) výzva k uhrazení poplatku; j) rozhodnutí o ukončení studia; k) rozhodnutí o přerušení studia z důvodu neuhrazení poplatku; l) potvrzení a transkripty; m) rozhodnutí o stipendiu. 6. Do Samostatné evidence dokumentů – studijní agenda se zapisují rovněž dokumenty uchování vytisknout. 7. Dokumenty zapsané do Samostatné evidence dokumentů – studijní agenda jsou uložen Samostatné evidence dokumentů – studijní agenda. Všechny dokumenty musejí být vy 2.4 Samostatná evidence dokumentů – přijímací řízení 1. Studijní oddělení FHS UK sídlí na adrese U Kříže 8, 158 00 Praha 5. 2. Samostatná evidence dokumentů – přijímací řízení je vedena v elektronické podobě oddělení, Sekretariátu bakalářského studia a Sekretariátu děkana FHS UK. Správou FHS UK, případně pracovníci Sekretariátu děkana FHS UK. 3. Archivář odpovídá za to, že Samostatná evidence dokumentů – přijímací řízení je Studijního oddělení FHS UK. Protokol o kontrole je zapsán do vytištěné Samostatn 4. Číslo jednací Samostatné evidence dokumentů – přijímací řízení je vedeno ve tvar 5. Do Samostatné evidence dokumentů – přijímací řízení se zapisují pouze příchozí a a) přihláška ke studiu; b) výzvy k dodání nebo doplnění údajů v přihláškách; c) pozvánky k přijímacím zkouškám; d) žádosti o náhradní termín přijímací zkoušky nebo zápisu do studia; e) rozhodnutí o přijetí/ nepřijetí; f) žádost o nahlédnutí do spisu; g) žádost o přezkoumání rozhodnutí; h) prohlášení o nenastoupení ke studiu; i) potvrzení o nenastoupení ke studiu. 6. Do Samostatné evidence dokumentů – přijímací řízení se zapisují rovněž dokume trvalé uchování vytisknout. 7. Dokumenty zapsané do Samostatné evidence dokumentů – přijímací řízení jsou ul Samostatné evidence dokumentů – přijímací řízení. Všechny dokumenty musejí bý 2.5  Samostatná evidence dokumentů – doktorská studijní agenda 1. Sekretariát doktorských studií FHS UK sídlí na adrese U Kříže 8, 158 00 Praha 2. Samostatná evidence dokumentů – doktorské studium je vedena v elektronické po doktorských studií, Studijního oddělení a Sekretariátu děkana FHS UK. Správou Sekretariátu děkana FHS UK. 3. Archivář odpovídá za to, že Samostatná evidence dokumentů – doktorské studium Sekretariátu doktorských studií FHS UK. Protokol o kontrole je zapsán do vyti dobu určenou spisovým plánem. 4. Číslo jednací Samostatné evidence dokumentů – doktorské studium je vedeno ve 5. Do Samostatné evidence dokumentů – doktorské studium se zapisují pouze přícho a) žádost o přerušení studia; b) rozhodnutí o přerušení studia; c) žádost o zaslání údajů o studiu; d) prohlášení o zanechání studia; e) potvrzení o zanechání studia; f) rozhodnutí o ukončení studia; g) potvrzení a transkripty; h) rozhodnutí přidělení/ odebrání stipendia; i) žádost o změnu formy studia; j) rozhodnutí o změně formy studia; k) žádost o evidování uznané doby rodičovství; l) rozhodnutí o evidování uznané doby rodičovství. 6. Do Samostatné evidence dokumentů – doktorské studium se zapisují rovněž d trvalé uchování vytisknout. 7. Dokumenty zapsané do Samostatné evidence dokumentů – doktorské studium js zapisuje do Samostatné evidence dokumentů – doktorské studium. Všechny do 2.6  Samostatná evidence dokumentů – doktorské přijímací řízení 1. Sekretariát doktorských studií FHS UK sídlí na adrese U Kříže 8, 158 00 P 2. Samostatná evidence dokumentů – doktorské přijímací řízení je vedena v el Sekretariátu doktorských studií, Studijního oddělení a Sekretariátu děkan Studijního oddělení a Sekretariátu děkana FHS UK. 3. Archivář odpovídá za to, že Samostatná evidence dokumentů – doktorské při pracovník Sekretariátu doktorských studií FHS UK. Protokol o kontrole je doktorských studií FHS UK po dobu určenou spisovým plánem. 4. Číslo jednací Samostatné evidence dokumentů – doktorské přijímací řízení 5. Do Samostatné evidence dokumentů – doktorské přijímací řízení se zapisují a) přihláška ke studiu; b) výzvy k dodání nebo doplnění údajů v přihláškách; c) pozvánky k přijímacím zkouškám; d) žádosti o náhradní termín přijímací zkoušky nebo zápisu do studia; e) rozhodnutí o přijetí/ nepřijetí; f) žádost o nahlédnutí do spisu; g) žádost o přezkoumání rozhodnutí; h) prohlášení o nenastoupení ke studiu; i) potvrzení o nenastoupení ke studiu. 6. Do Samostatné evidence dokumentů – doktorské přijímací řízení se zapi pro trvalé uchování vytisknout. 7. Dokumenty zapsané do Samostatné evidence dokumentů – doktorské přijím dokumentů se zapisuje do Samostatné evidence dokumentů – doktorské př 2.7  Samostatná evidence dokumentů – personalistika 1. Personální oddělení FHS UK sídlí na adrese U Kříže 8, 158 00 Praha 5. 2. Samostatná evidence dokumentů – personalistika je vedena v elektronic FHS UK. Správou Podacího deníku – personalistika je děkanem po domluv 3. Archivář odpovídá za to, že Samostatná evidence dokumentů – personali odpovědný pracovník Personálního oddělení FHS UK. Protokol o kontrole určenou spisovým plánem. 4. Číslo jednací Samostatné evidence dokumentů – personalistika je veden 5. Do Samostatné evidence dokumentů – personalistika se zapisují pouze p a) podklady pro uzavírání smluv a dohod; b) návrhy na uzavření DPP a DPČ a jejich vyúčtování; c) pracovní smlouvy a jejich dodatky; d) podklady pro výběrová řízení; e) zápisy z výběrových řízení; f) vyrozumění o výsledcích výběrových řízení. Ostatní úřední dokumenty oddělení personalistiky, které se přímo netý 6. Do Samostatné evidence dokumentů – personalistika se zapisují rovn uchování vytisknout. 7. Dokumenty zapsané do Samostatné evidence dokumentů - personalistik Samostatné evidence dokumentů – personalistika. Všechny dokumenty 2.8 Samostatná evidence dokumentů - kniha faktur 1. Ekonomické oddělení FHS UK sídlí na adrese U Kříže 8, 158 00 Praha 2. Samostatná evidence dokumentů -  kniha faktur je vedena v elektron Správou Samostatné evidence dokumentů – kniha faktur jsou děkanem 3. Archivář odpovídá za to, že Samostatná evidence dokumentů - kniha Sekretariátu děkana FHS UK. Všechny Samostatné evidence dokumentů 4. Číslo jednací Samostatné evidence dokumentů - knihy faktur je vede