Organizace pracovních cest a podmínky-Opatření tajemníka 1/2012

  ADMINISTRATIVNÍ POSTUP

  FORMULÁŘE

  VÝBĚR ZÁLOHY

  Úhrada výdajů FAKULTNÍ PLATEBNÍ KARTOU nebo PŘEVODEM na účet

  VYÚČTOVÁNÍ A ÚHRADA CESTOVNÍCH NÁHRAD

  STRAVNÉ

  CESTOVNÍ POJIŠTĚNÍ

  PŘERUŠENÍ pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance

  POUŽITÍ SOUKROMÉHO VOZIDLA zaměstnance k pracovní cestě

  VÝDAJE, KTERÉ NELZE UZNAT v rámci vyúčtování zahr. pracovní cesty

POTŘEBUJETE PORADIT? KONTAKTUJTE

  ZAHRANIČNÍ ODDĚLENÍ, KDE VÁM RÁDY POMŮŽEME.

telefon: 251 080 334

e-mail:   zahranicni@fhs.cuni.cz

Časově omezené vyslání zaměstnance k výkonu práce mimo místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě.

Zaměstnavatel určí podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo výkonu, způsob

dopravy a ubytování, případně udělí souhlas s plánovaným   PŘERUŠENÍM PRACOVNÍ CESTY

z důvodu na straně zaměstnance před výkonem / po výkonu práce.

Pracovníkovi, který nemá sjednaný pracovní poměr na UK FHS, lze cestovní náhrady poskytnout na základě předem uzavřené dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr (DPP, DPČ), kde je sjednáno poskytování cestovních náhrad a v případě DPČ také místo pravidelného pracoviště.

Za výdaje, které zaměstnanci při pracovní cestě vzniknou, je zaměstnavatel povinen za stanovených podmínek poskytnout zaměstnanci cestovní náhrady a zaměstnanec se nemůže těchto náhrad zříci.

-náhrada prokázaných jízdních výdajů za použití

určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy; případně za předem dohodnuté

  POUŽITÍ SOUKROMÉHO VOZIDLA .

Při předem dohodnutém použití jiného než určeného doprav. prostředku, přísluší náhrada jízdních výdajů

ve výši ceny jízdného za určený dopr. prostředek.

-náhrada prokázaných výdajů za ubytování;

- náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů

(nutné výdaje, které vznikly v přímé souvislosti s prac. cestou a jsou doloženy účtenkami);

-stravné.

Při plánování rozpočtu pracovní cesty je třeba mezi náklady zahrnout také náhradu stravného, pokud stravné plně neposkytuje zvoucí strana

nebo není hrazeno z mimofakultních zdrojů, a výdaj na cestovní pojištění zajištěné UK FHS.

Uvolnění z pracoviště schvaluje vedoucí příslušného pracoviště (případně pracovník oprávněný k povolení cesty). Příslušný podpis si zajišťuje zaměstnanec samostatně v dostatečném předstihu před odjezdem.

cesty vedoucích pracovišť - ředitelé příslušných Institutů;

cesty proděkanů - tajemník UK FHS z pověření děkana;

cesty řešitelů GA UK - garant projektu;

cesty spoluřešitele GA ČR - vedle vedoucího pracoviště také hlavní řešitel projektu.

Podmínky pracovní cesty a čerpání finančních prostředků schvaluje s ohledem na finanční zdroj cesty proděkan pro zahraničí / oddělení pro vědu / tajemník. Podpis zajišťuje zahraniční oddělení UK FHS.

• Návrh na vyslání - ZAHRANIČNÍ ODD.Odevzdat minimálně

  10 pracovních dnů před nástupem na pracovní cestu.

• Žádost o výběr zálohy - EKONOMICKÉ ODD.

  Předat nejpozději 10 dnů před plánovaným termínem převzetí

  zálohy.

• Vyúčtování a Závěrečná zpráva - ZAHRANIČNÍ ODD.

  Odevzdat 10 pracovních dnů po návratu.

  ADMINISTRATIVNÍ POSTUP

Výjezdy na zahraniční pracovní cesty jsou evidovány na formuláři Návrh na vyslání na zahraniční pracovní cestu. Podklady k vyúčtování cestovních náhrad na formuláři Vyúčtování zahraniční pracovní cesty. Výsledky pracovní cesty na formuláři Závěrečná zpráva ze zahr. prac. cesty.Formuláře jsou ke stažení zde   FORMULÁŘE

  ZPĚT NA ZAČÁTEK STRÁNKY (úvodní rozcestník Zahraniční pracovní cesty zaměstnanců)

1. podat on-line řádně vyplněný formulář

  Návrh na vyslání na zahraniční pracovní cestu

2. vytištěný a podepsaný formulář předat k podpisu vedoucímu pracoviště

3. podepsaný formulář odevzdat na zahraniční oddělení minimálně

10 pracovních dnů před nástupem na pracovní cestu včetně příloh, pokud jsou

vyžadovány:

a) pokud je účelem cesty aktivní účast na konferenci apod.

- výtah z programu konference (stránka, která dokládá účast) nebo

potvrzení o přijetí příspěvku organizátorem akce;

b) pokud je plánováno financování cesty z rozpočtu fakulty - zdůvodnění cesty;

c) pokud se zaměstnanec rozhodne uplatnit vlastní celoroční cestovní pojištění -

kopie podepsané Smlouvy o uzavřeném cestovním pojištění;

d) pokud dohodnuto použití soukromého vozidla - kopie velkého technického průkazu vozidla, platné potvrzení o absolvování referenčních zkoušek (školení pro řidiče).

4. pokud je požadována, vyplnit formulář Žádost o výběr zálohy

  VÝBĚR ZÁLOHY

5. pokud je požadována bezhotovostní úhrada výdajů (jízdné, ubytování,

účastnický poplatek) fakultní platební kartou nebo bankovním převodem je třeba postupovat následovně

  PLATBA FAKULTNÍ KARTOU / PŘEVODEM .

6. vyzvednout si   POTVRZENÍ O CESTOVNÍM POJIŠTĚNÍ

• Pokud zaměstnanec plánuje v jednom období několik pracovních cest, které však na sebe bezprostředně nenavazují a nejsou financovány ze stejného zdroje, je třeba pro každou pracovní cestu vyplnit jednotlivé formuláře zvlášť.

  
  

• Kromě standardních situací, kdy zaměstnanec vyjíždí za UK FHS a cestovní náhrady účtuje na UK FHS, je třeba odevzdat Návrh na vyslání na zahraniční pracovní cestu i v následujících případech:

  
  

  -Zaměstnanec vyjíždí za UK FHS, ale cesta je hrazena zvoucí stranou nebo

  z mimofakultních zdrojů, které zaměstnanec neúčtuje na fakultě.

  
  

  -Vysílajícím pracovištěm není UK FHS, ale jiný zaměstnavatel, který zároveň poskytuje cestovní náhrady, nicméně vyslání souvisí s činností na UK FHS.

  Pokud zaměstnanec na UK FHS na plánovaný výjezd nečerpá dovolenou, odevzdá tzv. nulový Návrh na vyslání na zahraniční pracovní cestu za účelem zdůvodnění nepřítomnosti na pracovišti UK FHS. V tomto případě cestovní pojištění nesjednává ani neproplácí UK FHS a je tedy řeba doložit vlastní cestovní pojištění, v opačném případě je zaměstnanec povinen čerpat na dobu cesty dovolenou.

  
  

• Před nástupem na pracovní cestu je třeba také dohodnout případné PŘERUŠENÍ PRACOVNÍ CESTY z důvodu na straně zaměstnance před výkonem /

  po výkonu práce, tj. pokud je

  před nebo po vlastní účasti na konferenci (např.) plánována soukromá cesta (dovolená).

  Tento údaj je třeba uvést do Návrhu na vyslání.

1. řádně vyplnit formulář   Vyúčtování zahraniční pracovní cesty

2. výdaje doložit doklady viz.   VYÚČTOVÁNÍ

3. řádně vyplnit, podat on-line a vytisknout formulář

  Závěrečná zpráva ze zahraniční pracovní cesty

4. podepsané formuláře odevzdat spolu s doklady ke zpracování

na zahraniční oddělení a to nejpozději 10 pracovních dnů po návratu

  ZPĚT NA ZAČÁTEK STRÁNKY (úvodní rozcestník Zahraniční pracovní cesty zaměstnanců)

Jednotlivé formuláře je třeba odevzdat vytištěné a podepsané na příslušné oddělení.

Formuláře ve fomátu PDF je zároveň také třeba odeslat do on-line databáze - TLAČÍTKO ODESLAT FORMULÁŘ v pravém horním rohu formuláře.

V případě technických problémů či nejasností kontaktujte zahraniční oddělení na e-mail:

• Pro práci s formuláři ve formátu PDF je třeba mít nainstalován program Adobe Reader

  verze 9 a novější.

  
  

• Pokud používáte prohlížeč Chrome - nevyplňujte formulář přímo v okně prohlížeče. Formulář je třeba nejprve uložit jako soubor. Přímo z okna prohlížeče totiž nelze formulář odeslat.

  
  

  Mozilla Firefox - pokud se formulář zobrazuje pouze jako náhled, tj. nelze jej vyplňovat ani odeslat, jsou dvě možnosti, jak dále postupovat:

  A) změnit nastavení v prohlížeči Mozilla (Nástroje-klepněte na položku Možnosti-přejděte do sekce Aplikace-v seznamu označte položku Přenositelný formát dokumentu (PDF). Klepněte

  na šipku ve sloupci Akce u této položky a z nabídky zvolte Použít Adobe Acrobat nebo Adobe Acrobat (integrovaný v Mozille).

  B) otevřít formulář v prohlížeči Internet Explorer

• EXCEL

  Pro TISK nejdříve stiskněte záložku "PRO TISK".

  ZPĚT NA ZAČÁTEK STRÁNKY (úvodní rozcestník Zahraniční pracovní cesty zaměstnanců)

Nejpozději 10 dnů před plánovaným termínem převzetí je třeba předat

na EKONOMICKÉ ODDĚLENÍ (Ing. J. Živná -   ;

tel.: 251 080 213)

 Žádost o výběr zálohy na zahraniční pracovní cestu a DOMLUVIT SI TERMÍN PŘEVZETÍ.

Záloha je poskytována v přiměřené výši k předpokládaným výdajům.

Pokud je záloha požadována v Kč, lze ji na vyžádání zaslat na účet zaměstnance.

Zaměstnanec vrátí přeplatek do pokladny UK FHS (pouze Eura a Kč) nebo vkladem na účet UK FHS.

Platba fakturou

Platba do zahraničí převodem

Platbu lze provést pouze po dohodě s tajemníkem UK FHS, který platbu zprostředkuje.

Po uskutečnění platby je potřeba zaslat potvrzení o platbě, včetně příjemce, obsahu a výše platby na e-maily:

    a    .

Samotnou platbu lze provést pouze za předpokladu, že internetový formulář umožňuje „fyzické“ zadání údajů o kartě.

Údaje o kartě nelze sdělovat třetí straně.

Fakturu je třeba vystavit s fakturační adresou fakulty včetně IČ a DIČ

Univerzita Karlova v Praze

Fakulta humanitních studií

U Kříže 8

158 00 Praha 5

IČ: 00216208 a DIČ: CZ00216208

Je třeba vyplnit formulář Zahraniční platba.

Formulář ke stažení na webových stránkách UK FHS v sekci   Formuláře - Ekonomické oddělení.

• Úhradu lze provést pouze na základě odevzdaného Návrhu na vyslání, požadováno je minimálně on-line podání formuláře do databáze Evidence zahraničních pracovních cest.

  Vytištěný a podepsaný formulář je pak třeba odevzdat nejpozději 10 pracovních dnů před nástupem na pracovní cestu.

• Upozornění pro řešitele projektů GA ČR nebo GA UK: při platbě kartou nebo fakturou NELZE dané výdaje za ubytování nebo účastnický poplatek ZAÚČTOVAT JAKO CESTOVNÉ

  (jedná se o službu), výjimkou je úhrada jízdenky/letenky.

  ZPĚT NA ZAČÁTEK STRÁNKY (úvodní rozcestník Zahraniční pracovní cesty zaměstnanců)

Zaměstnanci přísluší stravné za každý kalendářní den pracovní cesty podle doby strávené

příslušný kalendářní den v zahraničí celkem (rozhodující je doba přechodu státní hranice ČR

nebo při letecké dopravě doba odletu z ČR/příletu do ČR), viz.níže.

Při bezplatně poskytnutém jídle, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, je stravné sníženo

nebo v některých případech nepřísluší vůbec.

• Pokud stravné zaměstnanci hradí zvoucí strana nebo je hrazeno z mimofakultních zdrojů,

  tuto skutečnost je třeba uvést v Návrhu na vysláníní a ve Vyúčtování pracovní cesty, náhrada stravného v tomto případě zaměstnanci nenáleží.

• Přísluší-li zaměstnanci tuzemské nebo zahraniční stravné, zaniká nárok na poskytnutí

  stravenky.

  ZPĚT NA ZAČÁTEK STRÁNKY (úvodní rozcestník Zahraniční pracovní cesty zaměstnanců)

Pojištění sjednává ZAHRANIČNÍ ODDĚLENÍ u smluvní pojišťovny Vitalitas, a. s. na základě odevzdaného

  Návrhu na vyslání na zahraniční pracovní cestu.

Potvrzení o sjednaném cestovním pojištění si zaměstnance vyzvedne ve své schránce na UK FHS,

pokud není dohodnuto jinak.

Pojištění je hrazeno na základě faktury z finančního zdroje příslušné prac. cesty.

Upozornění pro řešitele projektů GA ČR nebo GA UK: úhrada pojištění NENÍ ZAÚČTOVÁNA jako CESTOVNÉ.

• Denní Evropa/Svět - Klasik (30 Kč / 60 Kč den)   rozsah pojištění

• Roční Evropa - Klasik (1 500 Kč)   rozsah pojištění

• Roční Svět - Excelent (4 000 Kč)   rozsah pojištění

Všeobecné pojistné podmínky

V případě denního i ročního pojištění se jedná o KOMPLEXNÍ CESTOVNÍ POJIŠTĚNÍ.

Podmínky jsou k dispozici ke stažení   ZDE..

Zaměstnanec může uplatnit při zahraniční pracovní cestě vlastní cestovní pojištění pouze za předpokladu,

že se jedná o celoroční pojištění, které doloží kopií Smlouvy o cestovním pojištění.

Nevyužitím fakultního smluvního pojištění se zaměstnanec vzdává v případě pojistné události nároku na odškodnění jak ze strany zaměstnavatele, tak smluvní pojišťovny zaměstnavatele.

U vlastního pojištění zaměstnance zaměstnavatel nehodnotí kvalitu pojistných podmínek.

Srovnání podmínek vlastního a smluvního pojištění je plně v odpovědnosti zaměstnance.

  ZPĚT NA ZAČÁTEK STRÁNKY (úvodní rozcestník Zahraniční pracovní cesty zaměstnanců)

Zaměstnanec je povinen doložit na ekonomické oddělení:

-platné potvrzení o absolvování referenčních zkoušek (školení pro řidiče),

-kopii velkého technického průkazu vozidla

Zaměstnanci přísluší za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů

za spotřebovanou pohonnou hmotu.

Spotřeba pohonných hmot je stanovena z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu použitého vozidla.

Cenu pohonné hmoty prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou.

Pokud cenu nedoloží, je výše náhrady určena na základě průměrné ceny příslušné pohonné hmoty stanovenou vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí ČR platnou pro příslušný kalendářní rok.

3,60 Kč

  ZPĚT NA ZAČÁTEK STRÁNKY (úvodní rozcestník Zahraniční pracovní cesty zaměstnanců)

• Případné přerušení pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance před výkonem / po výkonu práce,

  tj. pokud je např. před nebo po vlastní účasti na konferenci plánována soukromá cesta (dovolená),

  je třeba dohodnout před nástupem na pracovní cestu. Tento údaj je třeba uvést do Návrhu na vyslání.

• Při předem dohodnutém přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance přísluší zaměstnanci náhrada

  jízdních výdajů v prokázané výši, nejvýše však do výše, která by zaměstnanci náležela v případě, že by k přerušení nedošlo.

  Náhrady za dobu přerušení zaměstnanci nepřísluší, tj. náhrada prokázaných výdajů za ubytování a stravné

  přísluší od okamžiku začátku výkonu práce / do okamžiku ukončení výkonu práce.

  ZPĚT NA ZAČÁTEK STRÁNKY (úvodní rozcestník Zahraniční pracovní cesty zaměstnanců)

• Cestovní náhrady jsou zaměstnanci proplaceny na základě řádně vyplněného a schváleného Návrhu na vyslání na zahraniční pracovní cestu

  a Vyúčtování zahraniční pracovní cesty včetně Závěrečné zprávy ze zahraniční pracovní cesty.

• Zaměstnanec ve formuláři Vyúčtování uvede výdaje, které hradil

  z poskytnuté zálohy, a výdaje, které mu dosud nebyly uhrazeny a o jejichž proplacení žádá.

  V případě že byl některý z výdajů již uhrazen předem bezhotovostně fakultou (karta, faktura), ve formuláři u daného výdaje uvede Ne - nepožaduji proplacení.

• Zahraniční oddělení provede kontrolu formuláře Vyúčtování

  a přiložených dokladů a předá ke zpracování ekonomickému oddělení, které provede úhradu nedoplatku cestovních náhrad nebo vyzve zaměstnance k vrácení přeplatku na záloze.

Formuláře ke stažení:   Vyúčtování zahraniční pracovní cesty

  Závěrečná zpráva ze zahr. pracocní cesty

• jízdní výdaje – jízdenka / letenka včetně palubního lístku, a to i v případě, že byly výdaje hrazeny předem fakultou;

  - pokud bylo předem dohodnuto použití jiného než určeného dopravního prostředku (např. auta místo vlaku), je třeba doložit údaj o ceně jízdného za určený dopr. prostředek (např. údaj o ceně zveřejněný dopravcem na internetu).

• výdaje na ubytování - doklad o ubytování v příslušné měně státu, kde byl zaměstnanec ubytován, který má povahu účetního dokladu. Doklad zároveň obsahuje údaj o objednateli UK FHS a jméno zaměstnance, který byl ubytován.

  Při ztrátě dokladu o ubytování nelze uznat čestné prohlášení anebo obdobný náhradní doklad, zaměstnanec si musí v takovém případě vyžádat od ubytovacího zařízení stejnopis původního dokladu.

• nutné vedlejší výdaje - účtenky za místní jízdné, účastnický poplatek, kopírování, poplatek za internet, adaptér apod.

  Jako nutné vedlejší výdaje nelze uznat jízdné po Praze, společenský oběd (večeře) a nákup knih nebo jiného spotřebního zboží

    VÝDAJE, které nelze uznat v rámci vyúčtování zahr. pracovní cesty .

Jednotlivé výdaje je třeba prokázat, výjimkou je stravné a kapesné.

• stravné - ve formuláři Vyúčtování je třeba vyplnit:

  -základní sazbu stravného platnou pro daný stát,

  -data a čas překročení hranice ČR (čas odletu / příletu do ČR)

  při cestě tam a zpět,

  -případně počet bezplatně poskytnutých jídel.

  
  

  Pokud se pracovní cesta uskutečnila v jednom státě, je stravné ve formuláři vypočteno automaticky.

  Pokud zaměstnanec pobýval po dobu pracovní cesty na území více států, uvede do poznámky názvy států a data pobytu

  v příslušných státech.

  Stravné je v tomto případě na základě uvedených údajů dopočítáno zahraničním oddělením.

• kapesné - nejde o nárokovatelnou cestovní náhradu.

  Zaměstnanci může být na zahraniční pracovní cestu poskytnuto kapesné v cizí měně, a to maximálně do výše 40 % poskytnutého zahraničního stravného.

  Na UK FHS se kapesné zpravidla poskytuje zaměstnancům,

  kteří mají na čerpání kapesného finanční prostředky v rámci řešených projektů GA ČR, GA UK, Erasmus apod.

Pro přepočet měn je použit kurz vyhlášený ČNB ke dni nástupu

na zahraniční prac. cestu, pokud zaměstnanec vycestoval bez zálohy

nebo ke dni převzetí zálohy zaměstnancem.

Pokud zaměstnanec vycestoval bez zálohy nebo poskytnutá záloha je nižší, než činí nárok zaměstnance, cestovní náhrady jsou doplaceny v české měně bezhotovostně na účet zaměstnance,číslo účtu uvede zaměstnanec ve Vyúčtování.

Pokud vycestoval se zálohou přeplatek vrátí do pokladny nebo vkladem na účet   ZÁLOHA.

  ZPĚT NA ZAČÁTEK STRÁNKY (úvodní rozcestník Zahraniční pracovní cesty zaměstnanců)

• společenský oběd (večeře)

  Pokud byl výdaj hrazen v rámci konferenčního "balíčku" předem fakultní platební kartou, jedná se

  o pohledávku za zaměstnancem, která bude odečtena z celkové částky cestovních výdajů k proplacení.

• nákup knih

  Pokud zaměstnanec v zahraničí zakoupí knihu, neuvádí tento výdaj ve vyúčtování zahraniční pracovní cesty,

  ale o proplacení zažádá přímo na ekonomickém oddělení.

  Nákup je třeba doložit dokladem bez DPH, který prodejce vystaví na základě Osvědčení o DIČ.

  Pokud zaměstnanec nákup knihy prokazuje dokladem s DPH, lze zaměstnanci uhradit výdaj pouze do výše ceny bez DPH.

  DPH je soukromým nákladem zaměstnance.

  Kopii Osvědčení o DIČ si je možné před nástupem na pracovní cestu vyzvednout na zahraničním oddělení

  (osvědčení je k dispozici v oficiálních překladech do AJ a dalších cizích jazyků).

• jízdné po Praze

  ZPĚT NA ZAČÁTEK STRÁNKY (úvodní rozcestník Zahraniční pracovní cesty zaměstnanců)