Formáty souborů přijímaných na elektronické adrese podatelny a prostřednictvím datové schránky

• PDF (Portable Document Format), verze 1.7 a vyšší,

• PDF/A (Portable Document Format for the Long-term Archiving), ISO 19005,

• XML (Extensible Markup Language Document) – součástí předávaného dokumentu v datovém formátu XML je popis jeho struktury pomocí některého ze schématů XML nebo DTD (Document Type Definition),

• Fo/zfo (602XML Filler dokument),

• Html/htm (Hypertext Markup Language document),

• Odt (Open Document Text),

• Ods (Open Document Spreadsheet),

• Odp (Open Document Presentation),

• Txt (prostý text),

• Rtf (Rich Text Format),

• Doc/docx (MS Word Document),

• Xls/xlsx (MS Excel Spreadsheet),

• Ppt/pptx (MS PowerPoint Presentation),

• Jpg/jpeg/jfif (Point Photographic Experts Group File Interchange Format),

• Png (Portable Network Graphics), ISO/IEC 15948,

• Tif/tiff (Tagged Image File Format),

• Gif (Graphics Interchange Format),

• Mpeg1/mpeg2 (Moving Picture Experts Group Phase 1/Phase 2),

• Wav (Waveform Audio Format),

• Mp2/mp3 (MPEG-1 Audio Layer 2/Layer 3),

• Isdoc/isdocx (Information System Document) verze 5.2 a vyšší,

• Edi (Electronic Data Interchange) standard EDIFACT,

• Dwg (AutoCAD DraWinG File Format) verze 2007 a vyšší,

• Shp/dbf/shx/pri/qix/sbn/sbx (ESRI Shapefile),

• CSV (Comma-separated values),

• Archivní formáty rar a zip (soubory obsažené v těchto archivech mohou být pouze v některém z přijímaných formátů).

Po zjištění škodlivého kódu není zpráva doručená na elektronickou adresu podatelny dále zpracovávána. Odesílatel není informován. V případě hromadně šířeného nevyžádaného sdělení (např. reklamního charakteru) nebo sdělení odeslaného z e-mailové adresy, která bude vyhodnocena jako podvržená, tedy sdělení obecně označovaného jako „spam“, nebude tato e-mailová zpráva dále zpracovávána a odesílatel nebude o této skutečnosti informován.

Za spam naopak nebude považováno vyžádané reklamní sdělení a korespondence obchodního nebo soukromého charakteru.

Maximální velikost souborů přijímaných prostřednictvím elektronické adresy podatelny je 10 MB.

Maximální velikost přijímané datové zprávy je 20 MB.

Přehled přenosných technických nosičů dat, na kterých jsou přijímány dokumenty v digitální podobě, včetně jejich technických parametrů

• CD, DVD se souborovým systémem ISO9660

• DVD se souborovým systémem UDF

• USB flash disk se souborovým systémem FAT, FAT32 nebo NTFS

Na jednom nosiči může být pouze jedno elektronické podání. Nosič je součástí podání. Jeho vrácení je možné pouze na výslovnou žádost uplatněnou při jeho předání podatelně za podmínky, že soubor dat k přehrání není větší než 10 MB. Podatelna zjistí, zda je dokument doručený v digitální podobě na nosiči úplný, lze jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, neobsahuje škodlivý kód a je v datovém formátu, který je pro příjem digitálních dokumentů povolen.

Způsob nakládání s datovými zprávami, u kterých byl zjištěn výskyt chybného datového formátu (počítačového programu) nebo škodlivý kód, který je způsobilý přivodit škodu

Pokud bude u datové zprávy zjištěn výskyt chybného datového formátu nebo počítačového programu, který je způsobilý přivodit škodu na informačním systému, nebo pokud bude datová zpráva jiným způsobem poškozená, neúplná, v jiném než výše uvedeném formátu či z dalších důvodů nečitelná, nemůže být tato datová zpráva přijata a zpracovávána. Informace o této skutečnosti nemusí být odesílateli doručena z důvodu zachycení datové zprávy bezpečnostními prvky používaného internetového připojení.

Důsledky vad dokumentů

Pokud bude doručený dokument v analogové nebo digitální podobě neúplný nebo nečitelný, nebude možné jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, a dále pokud bude dokument v jiném než výše uvedeném datovém formátu nebo nebude uložen na výše uvedeném technickém nosiči dat, a přesto bude možné zjistit z dokumentu odesílatele a jeho kontaktní údaje, bude odesílatel o případných vadách dokumentu informován a bude mu poskytnuta přiměřená lhůta k jejich odstranění. Nepodaří-li se vadu doručeného dokumentu ve spolupráci s jeho odesílatelem odstranit, dokument nebude dále zpracováván. Pokud nebude možné určit odesílatele doručeného dokumentu a jeho kontaktní údaje nebo pokud bude dokument obsahovat škodlivý kód, dokument nebude dále zpracováván.

Hlavní systémy pro správu dokumentů používané v rámci UK

• Systém elektronické spisové služby Univerzity Karlovy (s vazbou na Informační systém datových schránek a Informační systém registru smluv)

• Studijní informační systém a jeho subsystémy

• Aplikace Poplatky spojené se studiem

• Aplikace Nostrifikace

• Aplikace Stipendia na podporu ubytování a Sociální stipendia

• Aplikace Erasmus

• Ekonomický informační systém JASU CS (MÚZO)

• Aplikace Grantová agentura UK

• Mzdový systém EGJE

• Informační systém Nakladatelství Karolinum

• Personální systém WhoIS

• Elektronický nástroj pro správu veřejných zakázek E-ZAK

• Interní elektronický nástroj pro správu objednávek (PHOBOS)

• Zahraniční cesty Software 602

Vnitřní předpisy

• Opatření děkana FHS UK č. 12/2022 - Výkon spisové služby na Fakultě humanitních studií Univerzity Karlovy

• Opatření rektora č. 24/2024 - Spisový řád Univerzity Karlovy

Zákony, vyhlášky a nařízení

• Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

• Zákon č. 190/2009 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony

• Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů

• Zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce

• Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

• Vyhláška č. 283/2014 Sb., kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

• Vyhláška č. 85/2019 Sb., kterou se mění vyhlášky provádějící zákon o archivnictví a spisové službě

• Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu

• Národní standard pro elektronické systémy spisové služby