Změna a doplnění opatření děkana č. 15/2019: Výkon spisové služby na Fakultě humanitních studií Univerzity Karlovy

************** ÚPLNÉ ZNĚNÍ **************

Úplné znění opatření děkana č. 15/2019 ve znění opatření děkana č. 12/2022: Výkon spisové služby na Fakultě humanitních studií Univerzity Karlovy

Výkon spisové služby na Fakultě humanitních studií Univerzity Karlovy

Čl. 1: Úvodní ustanovení

1. Toto opatření je vydáno v souladu s čl. 22 odst. 5 Opatření rektora č. 60/2018 - Spisový řád Univerzity Karlovy (dále jen „Spisový řád UK“).

2. Výkon spisové služby na Fakultě humanitních studií Univerzity Karlovy (dále jen „fakulta“) se řídí Spisovým řádem UK a platnou legislativou. Toto opatření upravuje podrobnosti výkonu spisové služby na fakultě v souladu se Spisovým řádem UK.

3. Další podrobnosti výkonu spisové služby na fakultě mohou být upraveny metodickými dokumenty, které musí být v souladu s platnou legislativou, Spisovým řádem UK a tímto opatřením.

Čl. 2: Organizace výkonu spisové služby

1. Organizaci výkonu spisové služby na fakultě zajišťuje lokální koordinátor spisové služby jmenovaný děkanem fakulty, který vykonává především činnosti podle čl. 3 odst. 3 písm. a) – f) Spisového řádu UK.

2. Lokální koordinátor spisové služby je organizačně zařazen pod děkanát fakulty a přímo dohlíží na pracoviště podatelny, na hlavní spisovnu a na všechna další administrativní pracoviště fakulty.

3. V souladu s čl. 3 odst. 2 Spisového řádu UK zřizuje fakulta centrální podatelnu, jejíž organizace je upravena na elektronické úřední desce. Elektronická adresa podatelny je součástí přílohy tohoto opatření. Podatelna zpravidla zajišťuje evidenci příchozích úředních dokumentů, včetně jejich skenování a nahrání do přílohy záznamu v ESSS UK.

4. Správu hlavní spisovny fakulty vykonává pracovník pověřený vedením hlavní spisovny, který zajišťuje především činnosti podle čl. 15 odst. 12 a) – f) a odst. 13 Spisového řádu UK.

5. Fakulta zřizuje pro každý spisový uzel spisovnu spisového uzlu. Správou spisovny spisového uzlu je pověřen vedoucí spisového uzlu, kterým je vedoucí organizační jednotky fakulty, nebo jím pověřená osoba. Vedoucí spisového uzlu může jmenovat jednoho nebo více svých zástupců.

6. Na fakultě je spisová služba vykonávána na spisových uzlech, které jsou uvedeny v příloze tohoto opatření.

Čl. 3: Rozdělování a oběh dokumentů

1. V souladu s čl. 6 odst. 8 Spisového řádu UK jsou stanoveny podrobnosti týkající se rozdělování a oběhu dokumentů na fakultě takto:

   a.	Rozdělování a předávání dokumentů mezi spisové uzly fakulty provádí pracovník podatelny.
   b.	Na spisovém uzlu přiděluje dokumenty jednotlivým zpracovatelům vedoucí spisového uzlu, který může jmenovat jednoho nebo více svých zástupců.
   c.	Dokumenty, jež byly na daný spisový uzel předány chybně, jsou zpravidla zpracovatelem vráceny zpět na podatelnu k redistribuci, případně je zpracovatel předá přímo na jiný spisový uzel nebo jiného zpracovatele.
   d.	Datové zprávy jsou vždy navráceny zpět na podatelnu fakulty, která zajistí jejich předání na podatelnu rektorátu UK.

Čl. 4: Ukládání dokumentů a spisů ve spisovně, nahlížení a zápůjčky

1. Podrobnosti provozu hlavní spisovny a spisoven spisových uzlů, jako i nahlížení do dokumentů a spisů, jejich předávání a zapůjčování, jsou upraveny samostatným opatřením děkana fakulty.

Čl. 5: Přechodná a závěrečná ustanovení

1. Toto opatření je v souladu s čl. 22 odst. 4 Spisového řádu UK a ruší dosavadní opatření děkana č. 12/2014 pro výkon spisové služby na fakultě.

2. Toto opatření je závazné pro všechny zaměstnance fakulty.

3. Toto opatření bylo v souladu s čl. 3 odst. 1 písm. a) a odst. 6 písm. a) Spisového řádu UK projednáno s Archivem UK a koordinátorem spisové služby UK, kteří k němu vydali dne 12. září 2019 souhlasné stanovisko pod č. j. UKRUK/144067/2019-2.

4. Toto opatření bylo schváleno děkanem fakulty a vydáno dne 12. září 2019 s účinností k 12. září 2019.

V Praze dne 12. září 2019

Ing. arch. Mgr. Marie Pětová, Ph.D.

děkan

I. úplné znění je účinné od 1. srpna 2022.