Název:

Stanovení podmínek pro vedení spisové služby FHS UK

K provedení:

zákon č. 499/2009 Sb. o archivnictví a spisové službě; vyhláška č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby; Spisový řád Univerzity Karlovy v Praze (Opatření rektora UK č. 6/2013)

Účinnost:

1. ledna 2014

Spisová služba Fakulty humanitních studií Univerzity Karlovy v Praze se řídí ustanoveními zákona č. 499/2009 Sb. o archivnictví a spisové službě, vyhláškou č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby a Spisovým řádem Univerzity Karlovy v Praze (Opatření rektora UK č. 6/2013).

1.

Všechny dokumenty úředního charakteru musí být při svém vzniku nebo bezprostředně po doručení evidovány v podacím deníku nebo v příslušné samostatné evidenci dokumentů. Doručený dokument musí být označen podacím razítkem, vytvořený dokument musí být při svém vzniku opatřen číslem jednacím. Doručený dokument a odpověď na něj mají stejné číslo jednací. Do podacího deníku a samostatných evidencí dokumentů se nezapisují dokumenty neúředního charakteru (letáky, nabídky atd.).

2.

Za metodiku vedení spisů na fakultě, za řádné uzavírání podacího deníku a samostatných evidencí dokumentů, za vyřazování a skartaci dokumentů a za termíny, v nichž je třeba provést všechny úkony spojené s řádným vedením, uzavíráním a vyřazováním dokumentů a spisů, odpovídá Archivář FHS UK (dále jen archivář).

3.

Hlavičkové papíry fakulty mohou používat pouze zaměstnanci fakulty k oficiální korespondenci. Poskytnutí hlavičkového papíru fakulty v listinné nebo elektronické podobě jiným osobám je zakázáno.

4.

Fakulta humanitních studií Univerzity Karlovy v Praze vede celkem 7 následujících evidencí dokumentů:

1.

Podatelna FHS UK je zřízena na adrese U Kříže 8, 158 00 Praha 5.

2.

Podací deník – podatelna je veden v elektronické podobě a uložen na síťovém disku „S“, v adresáři „ADMINISTRATIVA\SEKRETARIAT DEKANA\EVIDENCE POSTY“, k němuž mají přístup pouze odpovědní pracovníci Sekretariátu děkana FHS UK. Správou Podacího deníku – podatelna jsou děkanem po domluvě s archivářem pověřeni pouze vybraní pracovníci Sekretariátu děkana FHS UK.

3.

Archivář odpovídá za to, že Podací deník – podatelna je na konci každého roku vytištěn a svázán do knihy. Před vytištěním je kontrolou vyřízení všech dokumentů za uplynulý kalendářní rok pověřen archivářem odpovědný pracovník Sekretariátu děkana FHS UK. Protokol o kontrole je zapsán do vytištěného podacího deníku. Všechny Podací deníky – podatelna jsou ukládány na Sekretariátu děkana FHS UK.

4.

Vedoucí Sekretariátu děkana FHS UK vede v elektronické podobě rovněž jmenný rejstřík k Podacímu deníku - podatelna. Na konci každého roku rejstřík vytiskne a nechá svázat do knihy. Všechny rejstříky k Podacímu deníku – podatelna jsou ukládány na Sekretariátu děkana FHS UK po dobu určenou spisovým plánem.

5.

Číslo jednací Podacího deníku – podatelna je vedeno ve tvaru UKFHS-číslo podání/rok podání.

6.

Do Podacího deníku – podatelna se zapisují příchozí a odchozí dokumenty úředního charakteru mimo dokumentů evidovaných v samostatných evidencích dokumentů (viz odst. 7).

7.

Do Podacího deníku – podatelna se zapisují příchozí a odchozí dokumenty úředního charakteru doručené a odesílané faxem nebo elektronicky (e-mail, datová schránka). Dokumenty doručené a odesílané tímto způsobem je třeba pro trvalé uchování vytisknout.

8.

Podatelna otvírá a zapisuje všechny dokumenty adresované FHS UK (včetně jejích součástí) a všechny dokumenty doručené z Rektorátu Univerzity Karlovy v Praze, pokud nejsou označeny jako „tajné“ nebo „do vlastních rukou“.

9.

Do Podacího deníku – podatelna se nezapisují vybrané dokumenty Studijního oddělení, Sekretariátu bakalářského studia, Sekretariátu doktorského studia, Oddělení personalistiky, a Ekonomického oddělení FHS UK. Jejich charakteristika a způsob zpracování je uveden v čl. 2.3 odst. 5; v čl. 2.4 odst. 5; v čl. 2.5 odst. 5; v čl. 2.6 odst. 5; v čl. 2.7 odst. 5 a v čl. 2.8 odst. 5.

10.

Dokumenty adresované na jméno konkrétního adresáta podatelna neotvírá a nezapisuje. Zjistí-li však adresát, že dokument má úřední charakter, musí jej neprodleně předat zpět Podatelně FHS UK k evidenci. Za dokumenty úředního charakteru, které nebudou takto zpracovány, nenese podatelna žádnou odpovědnost.

11.

Do Podacího deníku - podatelna se uvádí, kterému oddělení je spis předán k vyřízení. Na uvedeném oddělení bude dokument rovněž uložen. Za vyřízení odpovídá pracovník, jemuž jsou dokumenty přiděleny ke zpracování. Vyřízení těchto dokumentů se zapisuje do Podacího deníku – podatelna. Všechny dokumenty musejí být vyřizovány včas a účelně.

12.

Pro úřední dokumenty psané z vlastního podnětu, nebo na pokyn nadřízeného, si pracovník musí předem vyžádat číslo jednací od odpovědných pracovníků pověřených správou Podacího deníku - podatelna. Evidenci takového dokumentu do Podacího deníku – podatelna provádí pověřený pracovník Sekretariátu děkana FHS UK.

1.

Studijní oddělení FHS UK sídlí na adrese U Kříže 8, 158 00 Praha 5.

2.

Samostatná evidence dokumentů – studijní agenda je vedena v elektronické podobě a uložena na síťovém disku „S“, v adresáři „ADMINISTRATIVA\SAMOSTATNE EVIDENCE DOKUMENTU\SED_studijni oddeleni“, k němuž mají přístup pouze odpovědní pracovníci Studijního oddělení, Sekretariátu bakalářského studia a Sekretariátu děkana FHS UK. Správou Samostatné evidence dokumentů – studijní agenda jsou děkanem po domluvě s archivářem pověřeni vybraní pracovníci Studijního oddělení FHS UK, Sekretariátu bakalářského studia FHS UK, případně pracovníci Sekretariátu děkana FHS UK.

3.

Archivář odpovídá za to, že Samostatná evidence dokumentů – studijní agenda je na konci každého roku vytištěna a svázána do knihy. Před vytištěním je kontrolou vyřízení všech dokumentů za uplynulý kalendářní rok pověřen archivářem FHS UK odpovědný pracovník Studijního oddělení FHS UK. Protokol o kontrole je zapsán do vytištěné Samostatné evidence dokumentů – studijní agenda.  Všechny Samostatné evidence dokumentů – studijní agenda jsou ukládány na Studijním oddělení FHS UK po dobu určenou spisovým plánem.

4.

Číslo jednací Samostatné evidence dokumentů – studijní agenda je vedeno ve tvaru UKFHS-číslo podání/S-rok podání.

5.

Do Samostatné evidence dokumentů – studijní agenda se zapisují pouze příchozí a odchozí dokumenty úředního charakteru vztahující se k agendě Studijního oddělení FHS UK, tj. zejména následující:

6.

Do Samostatné evidence dokumentů – studijní agenda se zapisují rovněž dokumenty uvedené v čl. 2.3 odst. 5, které jsou doručené a odesílané faxem nebo elektronicky (e-mail, datová schránka). Dokumenty doručené a odesílané tímto způsobem je třeba pro trvalé uchování vytisknout.

7.

Dokumenty zapsané do Samostatné evidence dokumentů – studijní agenda jsou uloženy na Studijním oddělení FHS UK. Za vyřízení těchto dokumentů odpovídá pracovník, jemuž jsou dokumenty přiděleny ke zpracování. Vyřízení těchto dokumentů se zapisuje do Samostatné evidence dokumentů – studijní agenda. Všechny dokumenty musejí být vyřizovány včas a účelně.

1.

Studijní oddělení FHS UK sídlí na adrese U Kříže 8, 158 00 Praha 5.

2.

Samostatná evidence dokumentů – přijímací řízení je vedena v elektronické podobě a uložena na síťovém disku „S“, v adresáři „ADMINISTRATIVA\SAMOSTATNE EVIDENCE DOKUMENTU\SED_studijni oddeleni“, k němuž mají přístup pouze odpovědní pracovníci Studijního oddělení, Sekretariátu bakalářského studia a Sekretariátu děkana FHS UK. Správou Samostatné evidence dokumentů – přijímací řízení jsou děkanem po domluvě s archivářem pověřeni vybraní pracovníci Studijního oddělení FHS UK, Sekretariátu bakalářského studia FHS UK, případně pracovníci Sekretariátu děkana FHS UK.

3.

Archivář odpovídá za to, že Samostatná evidence dokumentů – přijímací řízení je na konci každého roku vytištěna a svázána do knihy. Před vytištěním je kontrolou vyřízení všech dokumentů za uplynulý kalendářní rok archivářem pověřen odpovědný pracovník Studijního oddělení FHS UK. Protokol o kontrole je zapsán do vytištěné Samostatné evidence dokumentů – přijímací řízení. Všechny Samostatné evidence dokumentů – přijímací řízení jsou ukládány na Studijním oddělení FHS UK po dobu určenou spisovým plánem.

4.

Číslo jednací Samostatné evidence dokumentů – přijímací řízení je vedeno ve tvaru UKFHS-číslo podání/P-rok podání.

5.

Do Samostatné evidence dokumentů – přijímací řízení se zapisují pouze příchozí a odchozí dokumenty úředního charakteru vztahující se k agendě bakalářského a navazujícího magisterského přijímacího řízení na FHS UK, tj. zejména následující:

6.

Do Samostatné evidence dokumentů – přijímací řízení se zapisují rovněž dokumenty uvedené v čl. 2.4 odst. 5, které jsou doručené a odesílané faxem nebo elektronicky (e-mail, datová schránka). Dokumenty doručené a odesílané tímto způsobem je třeba pro trvalé uchování vytisknout.

7.

Dokumenty zapsané do Samostatné evidence dokumentů – přijímací řízení jsou uloženy na Studijním oddělení FHS UK. Za vyřízení těchto dokumentů odpovídá pracovník, jemuž jsou dokumenty přiděleny ke zpracování. Vyřízení těchto dokumentů se zapisuje do Samostatné evidence dokumentů – přijímací řízení. Všechny dokumenty musejí být vyřizovány včas a účelně.

1.

Sekretariát doktorských studií FHS UK sídlí na adrese U Kříže 8, 158 00 Praha 5.

2.

Samostatná evidence dokumentů – doktorské studium je vedena v elektronické podobě a uložena na síťovém disku „S“, v adresáři „ADMINISTRATIVA\SAMOSTATNE EVIDENCE DOKUMENTU\SED_doktorske studium“, k němuž mají přístup pouze odpovědní pracovníci Sekretariátu doktorských studií, Studijního oddělení a Sekretariátu děkana FHS UK. Správou Samostatné evidence dokumentů – doktorské studium jsou děkanem po domluvě s archivářem pověřeni vybraní pracovníci Sekretariátu doktorských studií, Studijního oddělení a Sekretariátu děkana FHS UK.

3.

Archivář odpovídá za to, že Samostatná evidence dokumentů – doktorské studium je na konci každého roku vytištěna a svázána do knihy. Před vytištěním je kontrolou vyřízení všech dokumentů za uplynulý kalendářní rok archivářem pověřen odpovědný pracovník Sekretariátu doktorských studií FHS UK. Protokol o kontrole je zapsán do vytištěné Samostatné evidence dokumentů – doktorské studium.  Všechny Samostatné evidence dokumentů – doktorské studium jsou ukládány na Sekretariátu doktorských studií FHS UK po dobu určenou spisovým plánem.

4.

Číslo jednací Samostatné evidence dokumentů – doktorské studium je vedeno ve tvaru UKFHS-číslo podání/DS-rok podání.

5.

Do Samostatné evidence dokumentů – doktorské studium se zapisují pouze příchozí a odchozí dokumenty úředního charakteru vztahující se k agendě Sekretariátu doktorských studií FHS UK, tj. zejména následující:

6.

Do Samostatné evidence dokumentů – doktorské studium se zapisují rovněž dokumenty uvedené v čl. 2.5 odst. 5, které jsou doručené a odesílané faxem nebo elektronicky (e-mail, datová schránka). Dokumenty doručené a odesílané tímto způsobem je třeba pro trvalé uchování vytisknout.

7.

Dokumenty zapsané do Samostatné evidence dokumentů – doktorské studium jsou uloženy na Sekretariátu doktorských studií FHS UK. Za vyřízení těchto dokumentů odpovídá pracovník, jemuž jsou dokumenty přiděleny ke zpracování. Vyřízení těchto dokumentů se zapisuje do Samostatné evidence dokumentů – doktorské studium. Všechny dokumenty musejí být vyřizovány včas a účelně.

1.

Sekretariát doktorských studií FHS UK sídlí na adrese U Kříže 8, 158 00 Praha 5.

2.

Samostatná evidence dokumentů – doktorské přijímací řízení je vedena v elektronické podobě a uložena na síťovém disku „S“, v adresáři „ADMINISTRATIVA\SAMOSTATNE EVIDENCE DOKUMENTU\SED_doktorske studium“, k němuž mají přístup pouze odpovědní pracovníci Sekretariátu doktorských studií, Studijního oddělení a Sekretariátu děkana FHS UK. Správou Samostatné evidence dokumentů – doktorské přijímací řízení jsou děkanem po domluvě s archivářem pověřeni vybraní pracovníci Sekretariátu doktorských studií, Studijního oddělení a Sekretariátu děkana FHS UK.

3.

Archivář odpovídá za to, že Samostatná evidence dokumentů – doktorské přijímací řízení je na konci každého roku vytištěna a svázána do knihy. Před vytištěním je kontrolou vyřízení všech dokumentů za uplynulý kalendářní rok archivářem pověřen odpovědný pracovník Sekretariátu doktorských studií FHS UK. Protokol o kontrole je zapsán do vytištěné Samostatné evidence dokumentů – doktorské přijímací řízení. Všechny Samostatné evidence dokumentů – doktorské přijímací řízení jsou ukládány na Sekretariátu doktorských studií FHS UK po dobu určenou spisovým plánem.

4.

Číslo jednací Samostatné evidence dokumentů – doktorské přijímací řízení je vedeno ve tvaru UKFHS-číslo podání/DP-rok podání.

5.

Do Samostatné evidence dokumentů – doktorské přijímací řízení se zapisují pouze příchozí a odchozí dokumenty úředního charakteru vztahující se k agendě doktorského přijímacího řízení na FHS UK, tj. zejména následující:

6.

Do Samostatné evidence dokumentů – doktorské přijímací řízení se zapisují rovněž dokumenty uvedené v čl. 2.6 odst. 5, které jsou doručené a odesílané faxem nebo elektronicky (e-mail, datová schránka). Dokumenty doručené a odesílané tímto způsobem je třeba pro trvalé uchování vytisknout.

7.

Dokumenty zapsané do Samostatné evidence dokumentů – doktorské přijímací řízení jsou uloženy na Sekretariátu doktorských studií FHS UK. Za vyřízení těchto dokumentů odpovídá pracovník, jemuž jsou dokumenty přiděleny ke zpracování. Vyřízení těchto dokumentů se zapisuje do Samostatné evidence dokumentů – doktorské přijímací řízení. Všechny dokumenty musejí být vyřizovány včas a účelně.

1.

Personální oddělení FHS UK sídlí na adrese U Kříže 8, 158 00 Praha 5.

2.

Samostatná evidence dokumentů – personalistika je vedena v elektronické podobě a uložena na síťovém disku „S“, v adresáři „ADMINISTRATIVA\PERSONALNI ODDELENI“, k němuž mají přístup pouze odpovědní pracovníci Personálního oddělení a Ekonomického oddělení FHS UK. Správou Podacího deníku – personalistika je děkanem po domluvě s archivářem pověřen pracovník Personálního oddělení FHS UK.

3.

Archivář odpovídá za to, že Samostatná evidence dokumentů – personalistika je na konci každého roku vytištěna a svázána do knihy. Před vytištěním je kontrolou vyřízení všech dokumentů za uplynulý kalendářní rok děkanem po domluvě s archivářem pověřen odpovědný pracovník Personálního oddělení FHS UK. Protokol o kontrole je zapsán do vytištěné Samostatné evidence dokumentů - personalistika. Všechny Samostatné evidence dokumentů – personalistika jsou ukládány na Personálním oddělení FHS UK po dobu určenou spisovým plánem.

4.

Číslo jednací Samostatné evidence dokumentů – personalistika je vedeno ve tvaru UKFHS-číslo podání/PER-rok podání.

5.

Do Samostatné evidence dokumentů – personalistika se zapisují pouze příchozí a odchozí dokumenty úředního charakteru vztahující se k agendě Personálního oddělení FHS UK, tj. zejména následující:

Ostatní úřední dokumenty oddělení personalistiky, které se přímo netýkají pracovních smluv (např. jmenovací listiny pro vedoucí pracovníky vydávané děkanem) a výběrových řízení, jsou evidovány v Podacím deníku – podatelna.

6.

Do Samostatné evidence dokumentů – personalistika se zapisují rovněž dokumenty uvedené v čl. 2.7 odst. 5, které jsou doručené a odesílané faxem nebo elektronicky (e-mail, datová schránka). Dokumenty doručené a odesílané tímto způsobem je třeba pro trvalé uchování vytisknout.

7.

Dokumenty zapsané do Samostatné evidence dokumentů - personalistika se ukládají na Personálním oddělení FHS UK. Za vyřízení těchto dokumentů odpovídá pracovník, jemuž jsou dokumenty přiděleny ke zpracování. Vyřízení těchto dokumentů se zapisuje do Samostatné evidence dokumentů – personalistika. Všechny dokumenty musí být vyřizovány včas a účelně.

1.

Ekonomické oddělení FHS UK sídlí na adrese U Kříže 8, 158 00 Praha 5.

2.

Samostatná evidence dokumentů -  kniha faktur je vedena v elektronické podobě a uložena na síťovém disku „S“, v adresáři „ADMINISTRATIVA\SEKRETARIAT DEKANA\EVIDENCE POSTY“, k němuž mají přístup pouze odpovědní pracovníci Sekretariátu děkana FHS UK. Správou Samostatné evidence dokumentů – kniha faktur jsou děkanem po domluvě s archivářem pověřeni vybraní pracovníci Sekretariátu děkana FHS UK.

3.

Archivář odpovídá za to, že Samostatná evidence dokumentů - kniha faktur je na konci každého roku vytištěna a svázána do knihy. Před vytištěním je kontrolou vyřízení všech dokumentů za uplynulý kalendářní rok archivářem pověřen odpovědný pracovník Sekretariátu děkana FHS UK. Všechny Samostatné evidence dokumentů -  knihy faktur jsou ukládány na Sekretariátu děkana FHS UK po dobu určenou spisovým plánem.

4.

Číslo jednací Samostatné evidence dokumentů - knihy faktur je vedeno ve tvaru UKFHS-číslo podání/F-rok podání.

5.

Do Samostatné evidence dokumentů - knihy faktur se zapisují pouze příchozí faktury.

6.

Do Samostatné evidence dokumentů - knihy faktur se zapisují rovněž faktury doručené elektronicky (e-mail, datová schránka). Faktury doručené tímto způsobem je třeba pro trvalé uchování vytisknout.

7.

Faktury zapsané do Samostatné evidence dokumentů - knihy faktur se předávají na Ekonomické oddělení FHS UK. Na uvedeném oddělení budou faktury rovněž uloženy. Za zpracování faktur odpovídají pracovníci Ekonomického oddělení FHS UK.

1.

Vzhledem ke svým současným prostorovým možnostem nemá FHS UK spisovnu. Veškeré dokumenty jsou proto ukládány na odděleních, pod jejichž agendu spadají. Dokumenty jsou ukládány podle svého charakteru do složek vedených vždy podle kalendářního roku. Za uložení dokumentů a řádné vedení spisů odpovídají pověření vedoucí pracovníci jednotlivých oddělení.

2.

Skartační znak a lhůta se vyznačí na vyřízené dokumenty razítkem. K vyznačení dochází obvykle dodatečně. Skartační znaky a lhůty jsou přidělovány podle rejstříku, který je součástí Spisového řádu Univerzity Karlovy v Praze.

3.

V roce, kdy uplyne skartační lhůta, požádá oddělení, na kterém je dokument uložen, archiváře FHS UK o zařazení dokumentu do skartačního řízení. Archivář FHS UK zpravidla jednou ročně vypracuje skartační návrh, který zašle Archivu Univerzity Karlovy v Praze. Poté jsou navržené dokumenty posouzeny Archivem UK. Na základě Protokolu o skartačním řízení, který vypracuje Archiv UK, jsou následně dokumenty se skartačním znakem „A“ a vybrané dokumenty se skartačním znakem „V“ předány do Archivu UK. Ostatní dokumenty navržené k likvidaci označené „S“, u nichž vyjádří Archiv UK svolení, budou následně úředně zničeny (předány k likvidaci odborné firmě).

4.

Dokumenty úředního charakteru evidované v rámci spisové služby FHS UK mohou být vyřazovány jen výše popsaným způsobem. Likvidace dokumentů bez souhlasu Archivu UK není možná. Výjimku tvoří kopie dokumentů. Ty mohou být zničeny poté, co přestanou být potřebné.

1.

Tímto opatřením se zrušuje účinnost všech předchozích opatření týkajících se vedení spisové služby na FHS UK.

2.

Tento předpis byl schválen Archivem UK a může být novelizován pouze s vědomím Archivu UK.

3.

Opatření vstupuje v účinnost dne 1. ledna 2014.

Vypracovala:

Bc. Sára Říhová (vedoucí Sekretariátu děkana FHS UK)

Za správnost:

PhDr. Milan Hlinomaz (archivář FHS UK)