[zrušeno opatřením děkana č. 4/2014 s účinností od 1. března 2014]

Obecně závazná pravidla pro nakládání s majetkem UK FHS

1. Základní pojmy

1. Odpovědná osoba je každý, kdo odpovídá za přidělený majetek, zejména za jeho řádné užívání. Prakticky je to každý zaměstnanec fakulty či řešitel grantu.

   
   

2. Majetek jsou zejména předměty, zařízení, programy atd. s dobou spotřeby delší než jeden rok. Podle druhu a ceny je majetek rozdělen do několika skupin. Vlastníkem majetku je vždy fakulta, resp. univerzita, a to i v případě kdy je majetek pořízen prostřednictvím grantu – řešitelé grantu mají v tomto případě majetek vyhrazen pro své užití tak jak je popsáno v žádosti o grant po dobu trvání úkolu. Každý kus majetku má své jednoznačné inventární číslo, pod kterým je sledován po celou dobu života. Dále je pro každý kus majetku sledováno zejména kde je umístěn, kdo za něj odpovídá a jakou má cenu. Podle druhu a ceny je majetek rozdělen do několika skupin:

   • Dlouhodobý hmotný majetek jsou zejména věci s pořizovací cenou nad 40 000. Pro jejich pořízení a evidenci platí přísnější pravidla než pro ostatní kategorie.

   • Drobný hmotný majetek jsou věci s cenou od 4000 do 40 000Kč.

   • V operativní evidenci se sleduje majetek s cenou pod 4000Kč, případně majetek dražší, který se z různých důvodů nedá evidovat v jiných kategoriích. Evidují se zde například mobilní telefony získané jako bonus.

   • Pro Nehmotný majetek existují obdobné kategorie, limity jsou posunuté na 6 000 a 60 000Kč.

   
   

3. Útvar je organizační součást fakulty řízená svým vedoucím – jednotlivé katedry, moduly oddělení THP. Z hlediska majetku má útvar trvale přiděleny určité prostory a jejich vybavení.

   
   

4. Odborný útvar (LVT) zajišťuje pro ostatní útvary odborné služby pro určený majetek – servis, uskladnění, výběr, opravy, posouzení stavu, likvidaci apod.

   
   

5. Oddělení rozvoje se stará zejména o plánování, pořizování a sledování majetku včetně evidence nově pořízeného majetku.

   
   

6. Škodní komise je tříčlenná komise jmenovaná vedením fakulty pro posuzování případných škod na majetku.

   
   

7. Inventura je činnost, kterým se porovnává skutečný stav majetku s jeho evidencí. Provádí se obvykle jednou ročně, pro inventuru se vždy vydává nařízení děkana a jmenuje se Inventarizační komise.

2. Odpovědnost

1. Každý (odpovědná osoba) odpovídá za přenosná zařízení, která dostal pro své výhradní použití a dále za veškeré zařízení, která užívá doma či mimo obvyklé prostory školy – zejména notebooky, přenosné disky, mobilní telefony, případně i projektory.

   
   

2. Vedoucí útvaru (katedry, modulu, oddělení) odpovídá za majetek, stabilně umístěný v prostorách útvaru – zejména nábytek, počítače, monitory, tiskárny a scannery. Dále odpovídá za přenosný majetek či majetek umístěný mimo obvyklé prostory školy, který je k dispozici více pracovníkům útvaru, určený k výhradnímu užití útvaru.

   
   

3. Odpovědnost je určena zařazením majetku do místností. Za majetek přidělený stabilně do místností přidělených útvaru odpovídá vedoucí útvaru (viz bod 2). Pro majetek k výhradnímu užití dle bodu 1 jsou určeny zvláštní virtuální místnosti pro každý útvar. Seznam zvláštních místností a odpovědnost za věci do nich zařazené je v příloze.

   
   

4. Ve zvláštních případech (např. nemovitosti, kooperace mezi útvary) může stanovit vedení fakulty odpovědnost jinak.

3. Součinnost útvarů

1. Všechny útvary a odpovědné osoby používají přidělený majetek a starají se o něj v souladu s účelem a rozsahem, pro který mají majetek přidělen. Poškozený, nefunkční, ztracený, nepoužívaný či nepoužitelný majetek bez zbytečného odkladu řeší s příslušným odborným útvarem. Útvar (odpovědná osoba) je povinen především zajistit majetek přiměřeně před zcizením a poškozením a udržovat jej. Pro nehmotný majetek (zejména programy) je důležité jej neposkytovat, nešířit a nepoužívat nad rámec daný licenční smlouvou – v akademické oblasti jsou produkty často poskytovány s výraznou slevou za cenu omezení například jen pro nekomerční použití nebo jen pro výuku.

   
   

2. Odborné útvary zajišťují využití majetku po odborné stránce, zejména jeho uvedení do provozu, údržbu, opravy a likvidaci. Odborné útvary též konzultují s ostatními útvary jejich požadavky na novou techniku. Jejich působnost určuje vedení fakulty.

   Odbornými útvary jsou:

   a.	Pro veškerou výpočetní techniku a další elektroniku LVT.
   b.	V ostatních případech sekretariát děkana/tajemníka.

   
   

3. Inventarizační komise kontroluje shodu skutečného stavu majetku s jeho evidenci. Je jmenována děkanem fakulty

   
   

4. Škodní komise řeší případy, kdy dojde ke škodě na majetku – zejména zcizením, poškozením či nadměrným opotřebením – a navrhuje vedení další postup. Komise se skládá z předsedy a dvou členů a jej jmenována vedením fakulty. Komise se schází dle potřeby.

4. Závazné postupy

• 4.1 Pořízení majetku

  Nový majetek pořizují dle požadavků útvarů a řešitelů odborné útvary v součinnosti s oddělením rozvoje. Postup objednávky v závislosti na financování a součinnost řešitele grantu a fakulty upravuje samostatný předpis. Při výběru konkrétního typu techniky a dodavatele je třeba vzít v úvahu zejména následující věci:

  a.	Cena zařízení dle závazných pravidel nesmí být vyšší než je cena obvyklá. Toto je nutné u větších nákupů doložit porovnáním s cenami jiných dodavatelů.
  b.	Záruka nesmí být bez vážného důvodu kratší či v menším rozsahu než je stanovena občanským zákoníkem a navazujícími předpisy (dvouletá záruka). Řada firem využívá obchodní zákoník a poskytuje organizacím záruku kratší, např. HP.

  
  

• 4.2 Zařazení majetku do užívání

  Majetkem se věc stává až po fyzickém převzetí odborným útvarem. Postup při zařazení:

  1. Převzetí zařízení, kontrola poškození při přepravě a úplnosti proti potvrzení od dodavatele – odpovídá ten, kdo přebírá.

  2. Odborný útvar zkontroluje funkčnost, kompletnost dokumentace a podkladů pro záruku a ověří, zda odpovídá objednávce.

  3. Odborný útvar připraví techniku pro užívání.

  4. Účtárna spolu s odborným útvarem stanoví cenu majetku a přidělí inventární čísla. Majetek se označí etiketami s inventárními čísly.

  5. Odpovědná osoba či osoba pověřená vedoucím útvaru převezme majetek do užívání od odborného útvaru.

  
  

• 4.3 Zvláštní případy pořízení

  1. Účtárna může pozastavit proplacení dokladu o pořízení do jeho fyzického převzetí odborným útvarem. Ve zvláštních případech, avšak vždy po předchozí dohodě může být majetek převzat do užívání jinak.

  2. Výměna vadného majetku za nový v rámci záruky může být chápána jako vyřazení vadného majetku a pořízení nového. V tom případě se uplatní postupy pro pořízení a opravu přiměřeně situaci.

5. Převod

• 5.1 Obecná ustanovení

  1. Majetek lze převádět pouze mezi útvary a zaměstnanci fakulty. Převod majetku má trvalý charakter. Zásadní význam pro převod má písemné prohlášení přebírajícího. Odborný útvar se převodu nemusí účastnit. Postup při převodu:

  2. Předávající připraví majetek k předání včetně protokolu o předání. Protokol musí vždy obsahovat:

     a.	popis převáděných věcí a jejich stav,
     b.	datum kdy k převodu došlo,
     c.	kdo a komu předal,
     d.	odkud a kam se majetek přemístil,
     e.	inventární čísla převáděných věcí, jsou – li známá,
     f.	jméno a podpis přebírající osoby.

     
     

  3. Přebírající převezme od předávajícího věci a podepíše protokol, který ponechá předávajícímu. Dle potřeby může protokol doplnit poznámkami, pokud seznam či popis neodpovídá skutečnosti.

     
     

  4. Předávající předá potvrzený protokol účtárně nejdéle do týdne od převodu.

     
     

  5. Účtárna převede majetek na předávajícího a do místností dle protokolu.

  
  

• 5.2    Zvláštní případy při převodech

  1. Zapůjčení na dobu kratší než jeden měsíc se řeší obdobně jako převod s tím rozdílem, že protokol o převodu se nepředá účtárně – předávající si jej ponechá a po vrácení majetku se zničí.

  2. Převod majetku jinak než mezi útvary a zaměstnanci fakulty je možný pouze s předchozím písemným souhlasem tajemníka fakulty a postupem jím určeným.

  
  

• 5.3 Postup pro poškozený, nefunkční nebo nepotřebný majetek

  1. Odpovědná osoba (útvar) bez zbytečných odkladů oznámí vadné, nepotřebné či nefunkční věci odbornému útvaru.

  2. Odpovědná osoba majetek předá odbornému útvaru.

  3. Odborný útvar posoudí požadavek a stav majetku. Závady řeší přednostně výměnou za podobnou věc ze svých rezerv – v tom případě se provede Převod majetku (viz předchozí bod) - nebo zapůjčí po nutnou dobu náhradní techniku. Dále odborný útvar provede opravu či vyřazení majetku.

  
  

• 5.4    Oprava

  1. Odborný útvar posoudí zda jde o záruční či mimozáruční opravu, zjistí potřebnou cenu a posoudí zda je oprava efektivní. Pokud ne, navrhne jiné řešení.

  2. Odborný útvar zajistí financování, výběr firmy a vlastní opravu.

  3. Odborný útvar otestuje, zda je věc opravená a předá doklady o opravě účtárně.

  4. Odborný útvar informuje odpovědnou osobu a předá jí opravenou věc.

  
  

• 5.5 Likvidace - Vyřazení

  1. Odborný útvar posoudí stav a navrhne způsob likvidace (odprodej, rozebrat na náhradní díly, sešrotování apod.). Připraví podklady a předá ke schválení

  2. Likvidaci schvaluje:

     a.	Tajemník fakulty u veškerého dlouhodobého majetku, jakéhokoli majetku s obvyklou pořizovací cenou nad 40 000 a dále u majetku, od jehož pořízení uběhlo méně než dva roky, a to jednotlivě o každé položce.
     b.	Tajemník fakulty nebo jím pověřený pracovník u drobného majetku a operativní evidence schvaluje seznam položek k likvidaci.

  3. Odborný útvar majetek fyzicky zlikviduje či odprodá dle schváleného postupu. Protokol o likvidaci spolu se souhlasem k vyřazení předá účtárně.

  4. Účtárna označí majetek v evidenci za vyřazený.

  
  

• 5.6 Škody

  1. Škoda je řešena prostřednictvím škodní komise. Škodou jsou zejména tyto případy:

     a.	Krádež, ztráta či úmyslné poškození majetku.
     b.	Poškození většího rozsahu než je běžné.
     c.	Závada do dvou let od pořízení, kterou nelze řešit zárukou.
     d.	Porušení licenčních podmínek softwaru, zejména jeho poskytnutí dalším osobám.

  2. Případy, kdy dojde ke škodě, je odpovědná osoba povinna neprodleně nahlásit odbornému útvaru a děkanátu.

  3. Děkanát nebo odborný útvar informuje předsedu škodní komise, který ji svolá.

  4. Škodní komise posoudí škodu, její výši a míru zavinění zúčastněných osob. Své závěry a návrhy řešení předá vedení fakulty k rozhodnutí. O svém jednání vyhotoví písemný zápis. Dále se postupuje přiměřeně dle běžných postupů opravy, likvidace atd.

6. Inventura

1. Pro inventuru je každý rok vydán pokyn děkana. Obecně platí pro majetek následující pravidla:

   a.	Inventura probíhá v čase určeném podle harmonogramu. Datum fyzické inventury nelze změnit.
   b.	Odpovědná osoba je oprávněna se inventury účastnit, nicméně inventura proběhne i bez ní. Odpovědná osoba může účastí na inventuře pověřit svého zástupce.
   c.	Odpovědná osoba je povinna těsně před inventurou podepsat prohlášení, že předala účtárně všechny podklady, týkající se pohybů majetku.
   d.	Při inventuře se posuzuje souhlas mezi evidencí majetku a skutečným stavem.
   e.	Majetek zařazený do místností se při inventuře prokazuje fyzicky tím, že je na určeném místě a že je označen štítkem s odpovídajícím inventárním číslem.
   f.	Majetek, určený k výhradnímu užití se prokazuje čestným prohlášením odpovědné osoby, že majetek skutečně má k dispozici. Inventurní komise i zde má právo požadovat namátkově fyzickou kontrolu věci. Seznam pro namátkovou kontrolu předá odpovědné osobě v dostatečném předstihu.
   g.	Je doporučeno, aby odpovědná osoba v měsíčním předstihu před inventurou zkontrolovala svůj soupis věcí a dala jej do pořádku. Během vlastní inventury se přesuny neprovádí. Odpovědná osoba si může aktuální soupisy vyžádat kdykoli během roku.

2. Rozdíly, které nebudou vyřešeny dohledáním majetku, se dále řeší jako škoda.

Příloha č. 1

Zvláštní místnosti

Vypracoval: Ing. Jan Vaněk

V Praze dne 2. listopadu 2009

Bc. Karel Strnad

tajemník UK FHS