Předávání dokumentů a spisů do hlavní spisovny fakulty

Do hlavní spisovny fakulty jsou předávány veškeré vyřízené a uzavřené dokumenty a spisy úředního charakteru. Dokumenty a spisy jsou předávány zpravidla po uplynutí lhůty jednoho roku od vyřízení či uzavření. Výjimku tvoří pracovní kopie a multiplicitní dokumenty, na které se vztahuje trvalý skartační souhlas v souladu se Spisovým řádem UK. Hlavní spisovna fakulty následně zajistí odbornou správu těchto dokumentů a spisů až do doby uplynutí jejich skartačních lhůt.

Na základě předávacího protokolu je realizován převoz vyřízených a uzavřených dokumentů a spisů ze spisového uzlu a jejich následné uložení v hlavní spisovně fakulty. V případě nedodržení stanoveného postupu není hlavní spisovna fakulty povinna dokumenty a spisy k uložení přijmout. Předání dokumentů a spisů v digitální podobě je realizováno nástroji elektronického systému spisové služby.

Nahlížení do dokumentů a spisů a možnosti výpůjčky

Nahlížet do všech dokumentů a spisů, které jsou uloženy v hlavní spisovně fakulty, a zapůjčovat si je, mohou výhradně správce hlavní spisovny, koordinátor spisové služby, tajemník fakulty a děkan fakulty. Právo nahlížet do dokumentů a spisů uložených v hlavní spisovně fakulty a možnost jejich zápůjčky mají také původci dokumentů.

Analogové dokumenty a spisy lze prezenčně předkládat přímo v hlavní spisovně fakulty. Na vyžádání může správce hlavní spisovny fakulty vyhotovit kopii předkládaných dokumentů a spisů. Digitální dokumenty a spisy jsou zapůjčovány výhradně prostřednictvím nástrojů elektronického systému spisové služby.

Evidence o nahlížení a o zápůjčkách analogových dokumentů a spisů je vedena prostřednictvím knihy výpůjček hlavní spisovny fakulty. Evidence o nahlížení a o zápůjčkách digitálních dokumentů a spisů je vedena prostřednictvím elektronického systému spisové služby.

Vyřazování dokumentů a spisů ve skartačním řízení

K vyřazování dokumentů a spisů z hlavní spisovny fakulty dochází výhradně prostřednictvím řádného skartačního řízení. Zničení dokumentu nebo spisu před uplynutím jeho skartační lhůty, stejně jako zničení dokumentu nebo spisu bez řádného skartačního řízení, je v souladu s platnou legislativou považováno za správní delikt.

Vnitřní předpisy

• Opatření děkana FHS UK č. 12/2022 - Výkon spisové služby na Fakultě humanitních studií Univerzity Karlovy

• Opatření děkana FHS UK č. 10/2022 - Provoz hlavní spisovny na Fakultě humanitních studií Univerzity Karlovy

• Opatření rektora č. 24/2024 - Spisový řád Univerzity Karlovy

Zákony, vyhlášky a nařízení

• Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

• Zákon č. 190/2009 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony

• Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů

• Zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce

• Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

• Vyhláška č. 283/2014 Sb., kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

• Vyhláška č. 85/2019 Sb., kterou se mění vyhlášky provádějící zákon o archivnictví a spisové službě

• Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu

• Národní standard pro elektronické systémy spisové služby